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1.火電廠工程合同檔案管理現狀及存在問題

火力發電廠工程直管、代建、委托三種建管模式并存，參建單位眾多。在工程建設中，僅土建施工單位就有近百家，相應的施工合同就有700多項。此外還有相當數量的監理、設備采購，土建、機電安裝等各類火電廠工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。電廠一開始意識到合同檔案管理的重要性，采取了一些相應措施來加強其管理。然而，由于火電廠自身和客觀因素，合同檔案管理不規范，存在有待改善的問題。

1.1對火電廠工程合同檔案管理工作的認知缺陷火電廠普遍存在多項工程同時進行、項目跨專業等特點，這給合同檔案管理帶來相當的難度。

1.2火電廠工程合同檔案管理工作的缺陷由于電廠內部各個項目所在部門只注重合同對正在進行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及歸檔。這樣一來，合同檔案材料由于人為等因素會損害了有效文字等情況。

1.3各類火電廠工程合同檔案文件資料的缺陷在合同檔案的管理過程中，我們往往只關注合同檔案的收集、保存、歸檔、管理等環節，而忽略了合同本身的質量，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。不少合同缺少某些重要的條款，在實施過程造成工程缺陷和漏洞，影響工程質量，運行后造成不安全事件發生。

2.加強火電廠工程合同檔案管理的措施

2.1提高對火電廠工程合同檔案管理工作的重視程度在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行火電廠工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施保證體系。第一，建立外包工程管理平臺。各有關單位的所有合同檔案管理專職人員及時錄入工程立項、資質審查、入場管理、施工監督和竣工驗收等管理環節信息，對各項施工工程進行在線管理和監督，確保各項合同檔案信息準確、完整。第二，建立合同網絡審核體系。確保簽訂的合同符合《合同法》及與其他法律、法規有關的內容以及所涉及到合同的規定，明確發承包雙方各自的權利義務，保證工程施工質量，不發生合同糾紛。

2.2各類火電廠工程合同檔案文件資料必須真實完整合同檔案是工程建設檔案的重要組成部分，是反映工程建設真實情況的基本資料，是工程項目竣工驗收的重要依據。第一，建立合同管理平臺。將合同的基本信息，如檔號、合同名稱、合同編號、簽定日期、合同多方責任者、合同屬性、合同金額、履行情況、合同整理互見號等子目錄項進行詳細著錄，在同一個工程的各類合同后用括號統一著錄工程的名稱或統一的工程編號，確保火電廠工程合同收集完整，歸檔及時。實行發包單位和承包單位分級管理，除做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作外，要建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、穩定的合同管理人員網絡體系，確保人員有效到位，保障工程施工合同歸檔渠道的暢順。第二，加強合同管理人員培訓，使檔案人員應充分利用信息時代的資源，通過計算機對合同檔案特別是建設工程施工合同、大、小修技改項目施工合同檔案進行管理，并實時錄入、更新管理過程的信息，確保合同檔案信息性便捷和準確。與此同時，合同檔案管理人員還應提高防范意識，加強合同檔案管理的保密工作，維護火電廠自身的合法權益。

2.3火電廠工程合同檔案管理工作必須規范有序合同檔案管理是一個環環相扣的過程化管理，任意一個環節不規范就可能造成檔案的失實或缺失。為此，各有關單位相關專業管理部門應通力協作，共同做好相關的工作。第一，合同履約責任部門負責收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權利義務終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。第二，合同主管部門按規定及時將合同檔案移交公司檔案室存檔。合同檔案資料包括合同協議書、合同條款、有關紀要等文件。招標項目還應包括招投標的全套檔案資料。第三，基建火電廠工程合同由合同主管部門整理按規定及時移交公司檔案室，歸入基建檔案，機組大、小修和部分日常維護項目，外包合同由生產技術部整理成冊移交公司檔案室，歸入生產檔案。合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，要按規定辦理好借閱手續，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

3.結束語

只有不斷提高對合同管理的重視程度，強化合同檔案的科學管理及法律約束作用，才能有效降低工程風險，提高企業效率，確保施工項目協調有序地運行。

作者：劉勤 單位：華電萊州發電有限公司