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作者：李影影單位：中星電子股份有限公司

文件內容存在失真現象

工程文件的核心是其準確性的體現。工程文件的準確性主要取決于以下這些內容，如，工程不同的施工階段是否做到有效區分，工程的統計方法是否正確運用，混凝土的強度取取值方法是否科學，標準差取值是否正確進行，是否對批工程質量的檢驗填寫規范，是否具體詳細填寫一般項目和主控項目的內容，是否對工程項目質量的驗收以“滿足規范”等詞語來評判等。然而，就當前的工程文件的填寫來說，很多都是不符合要求的，并且有些工程檔案僅僅用復印件來敷衍。而且經常在工程交工的時候進行對資料的突擊整理，缺項漏項，驗收和簽字不成系統，施工和記錄不相聯系，對于重要文件的丟失不特別重視，這樣，工程文件不能落實工程質量責任制，也不能對施工質量做到全面反映。圖紙的正確性有著更為重要的作用，其修改往往對整個工程都產生影響，并且會承擔法律責任，所以更應該引起重視。

工程文件歸檔范圍混亂

工程項目建設涉及的公司，部門，單位的性質，內容往往都是不盡相同的。而且因為其性質和管理內容的不同，往往都會有一套適合自己適用范圍的工程文件，在使用過程中，往往會對文件進行再次運用，文件的真實性就容易受到影響。并且因為有些檔案人員對于建設過程和工程性質并不熟悉，造成重要文件丟失的不在少數。正如洛陽石化化纖工程中，賈卓在整理工程檔案是對于所遇到的業主給總承包方發的“關于調整化纖工程部分合同內容”的函，他認為其沒有保存價值就沒有進行收集，但這一紙公函對于后期的審計工作有著舉足輕重的作用。

某項目檔案工作管理分析

這一章將基于筆者工作的某單位項目管理為基礎給出了設計的項目管理體系。

（一）項目簡介

筆者進行的項目管理位于天津經濟技術開發區服務外包園，為天津市第四批20項重大工業項目之一，總投資額約1.3億元，項目主樓為框架抗震墻結構，地下汽車庫停車位57輛。工程外墻部分為高級玻璃幕墻，其余外墻采用新型A級防火保溫材料，外窗采用優質斷熱橋式鋁合金型材、Low-E抗輻射銀鍍膜玻璃、氟碳涂層，臨非采暖房間墻面采用新型FTC-自調溫相變節能保溫材料抹層，更好的起到了節能作用，工程中還沒計了完備的建筑智能化系統。

（二）項目檔案管理設計

項目根據《天津市工程建設標準》、《天津市檔案管理條例》、《天津市重點建設項目檔案驗收細則》、《國家重大建設項目文件材料歸檔范圍》、《天津市重點建設項目檔案管理辦法》等基礎上結合安全法規的要求，設計了統一的項目文檔管理體系。內容包括以下幾個方面：

1.以保證責任的固定為目的，成立一個業主與工程總包商的“聯合文檔中心”，讓其管理整個生命周期的文檔管理的計劃和控制協調的任務，這是項目文檔管理的“旗艦”部分。

業主與工程總包商是分工合作的，工程總包商對文檔中心的日常生活負責，控制管理項目文檔從產生到歸檔的整個流程；而業主則全面處理文檔中心的日常工作內容，提供或編輯項目文檔管理的法律法規和標準條文，與此同時，監督工程總包商正確地完成工作任務。這種管理機構和一體化的保管、服務領域，能夠達到文檔管理指令統一實施的目的，進而完成工程竣工后的項目文檔向業主的無縫移轉移和向生產期間的穩定過渡。

2.編制統一文檔編碼也叫做確定文檔的“身份證”，是與參與工程的各種企業息息相關的，因為它能夠制定各時期信息管理要求的標識系統，是關系到我公司的運營機構的正常運行和未來發展狀況的十分重要的基本工作。在工程立項及設計時期就是從文件的批復開始,就統一對文件編碼，該編碼從項目的準備期貫穿到項目竣工保修期整個全過程。

3.確立了項目檔案分段驗收的管理制度。由于項目建設周期較長，而且考慮到相關項目檔案驗收工作的面臨的實際問題，我項目部建立了一套更加有利于實際工作的管理制度，即項目檔案分段驗收制度。該制度的具體內容有：在項目土建工作進行之初，就對相關項目文檔進行驗收，并對驗收過程中發現的問題進行及時整改；在項目主體施工完成，進行到封頂，調試等步驟時，同時進行相關驗收，這里主要是對項目土建工程文檔的驗收。對每一步驟中發現的不合規定，易造成隱患的問題進行及時整改；在項目施工結束后，啟動并組織參建各方出具相關資料，立卷、報送天津市檔案局、區檔案館驗收，組織竣工驗收、備案。

小結

以項目管理為理念的工程文件、檔案管理模式的基本內容應加強對工程文件、檔案的全過程控制和質量控制。基于筆者工作經驗的檔案管理充分發揮了業主、項目總包商、專業分包商各自的優勢，探索了切實可行的管理體系，解決影響檔案管理乃至工程建設的瓶頸問題和基礎性問題，將文檔管理與信息服務緊密結合在了一起，將為項目檔案管理發展起到借鑒作用。