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摘要：隨著我國核電事業(yè)的不斷發(fā)展并逐步走向海外，以及核電技術(shù)及管理水平的不斷提升，檔案作為原始記錄及憑證，反映了其發(fā)展的完整歷程，具有重要的價值。核電設備竣工文件作為核電檔案的一部分，在實際的現(xiàn)場管理工作中也具有重要的應用價值。但是在現(xiàn)實工作中，對核電設備竣工文件的管理還存在著諸如文件提交歸檔滯后、文件內(nèi)容不完善、不同項目間檔案要求存在差異、檔案管理缺乏風險防范意識等問題。為了加強核電設備竣工文件檔案管理工作，企業(yè)相關(guān)專業(yè)人員必須通過積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行，細化日常審查工作，提升文檔管理人員業(yè)務水平，積極進行經(jīng)驗反饋，樹立風險意識與責任意識，以有效解決當前存在的問題。

關(guān)鍵詞：核電；設備竣工文件；檔案管理；提升措施

設備竣工文件主要由設備質(zhì)量文件、出廠驗收記錄及安裝運行維護手冊等內(nèi)容組成，其形成貫穿了設備整個制造過程，內(nèi)容覆蓋了從設備開始制造到最終移交現(xiàn)場的各個階段形成的文件記錄，同時包含設備到場安裝、調(diào)試及運行維修所需的各類圖紙及手冊說明。設備竣工文件的現(xiàn)場管理包含了文件的接收、審查、整改、移交及信息反饋等內(nèi)容，是現(xiàn)場設備竣工文件歸檔前的一項重要工作，本文據(jù)此展開探討。

一、設備竣工文件現(xiàn)場管理的現(xiàn)狀

核電設備繁多，對安全及質(zhì)量的要求極高，在電廠后期運行中，設備竣工文件的質(zhì)量合格與否更是關(guān)系到核電廠的安全性、可靠性和經(jīng)濟性。要保障設備竣工文件的順利歸檔移交業(yè)主，企業(yè)領(lǐng)導必須對設備竣工文件的管理工作有充分的認識。以福清核電項目為例，5、6號機組采用的“華龍一號”三代壓水堆核電技術(shù)是全球首堆，設備國產(chǎn)化的同時也意味著部分供應商的更換，設備竣工文件管理程序的不斷升版，對文件的提交也產(chǎn)生了新的要求。在現(xiàn)場設備竣工文件管理工作中，我們也發(fā)現(xiàn)了不少問題，如文件提交歸檔滯后，文件內(nèi)容不完善，不同項目間檔案要求存在差異，檔案管理缺乏風險防范意識等。從當前情況來看，這些問題都對現(xiàn)場設備竣工文件的移交產(chǎn)生嚴重制約。

二、設備竣工文件現(xiàn)場管理工作中面臨的問題

（一）文件提交及歸檔滯后

按照設備竣工文件管理程序的規(guī)定，設備竣工文件的提交通常是設備到場后的半年內(nèi)，然而不少供應商無法按照系統(tǒng)內(nèi)計劃的時間進行文件的提交，或者提交后不符合歸檔要求，無法順利歸檔。究其原因，主要是兩種，一是缺乏對文件的重視。對很多供應商來說，設備的制造、交付及現(xiàn)場安裝占據(jù)了他們工作的重心，對文件的管理存在輕視的心理，沒有對文件提交時間進行管控。二是缺乏專業(yè)的文檔人員推進設備竣工文件的提交工作。一些供應商并沒有專門的檔案人員，而是由技術(shù)人員兼任，技術(shù)人員對核電檔案的提交標準理解不夠，導致文件格式方面不能滿足歸檔要求，電子文件無法通過線上預審，紙質(zhì)文件也相應地無法及時提交到現(xiàn)場，或者是提交到現(xiàn)場后，紙質(zhì)文件整改困難，歸檔工作難以進行。

（二）設備竣工文件內(nèi)容不完善

設備竣工文件通過線上預審后發(fā)到現(xiàn)場，理想狀態(tài)下是復核沒有問題，直接移交檔案部門進行歸檔。但是實際工作中文件退改的現(xiàn)象約占三分之一。從現(xiàn)場的文件提交情況及后續(xù)檔案部門退回的情況中可以發(fā)現(xiàn)，有相當一部分設備竣工文件退改是由于存在內(nèi)容不完善的問題。例如，缺少設備清單，這將導致文件無法與具體設備一一對應起來；設備出廠驗收會議紀要后面缺少紀要中所標示的附件；文件材料有漏簽現(xiàn)象，竣工圖簽字不完整，備考表整理人檢查人未簽字；缺少應有的設備包裝儲運程序、設備運行維護手冊等。這些文件的缺失，顯著地影響文件的歸檔進度，若沒有及時整改，還有可能會影響后續(xù)的設備安裝及維護。

（三）不同項目檔案要求存在差異

對供應商來說，同一個供應商編制設備竣工文件的大都是同一批人，而一個供應商可能同時給多個核電項目供貨，各個項目間的文檔格式要求又不盡相同，雖然內(nèi)容要求大致不變，但是細節(jié)上卻各有區(qū)分，例如：對文件套數(shù)的要求、文件裝訂的要求、文件目錄的編制要求、文件電子版的附件要求等等。由于不同項目對格式的要求存在差異，供應商編制時出現(xiàn)混淆，文件提交時出現(xiàn)偏差，用甲項目的要求做乙項目的文件，導致文件提交后還需要進行整改。

（四）缺乏風險防范意識

無論是文件的提交方還是接收方，在文件出現(xiàn)不合格情況的時候，雖然雙方都在推動整改事宜，但是仍然存在缺乏良好的風險防范意識的情況。一是部分供應商交接工作時沒有文檔部分工作的交接，當人員崗位調(diào)動、離職，而文件尚未提交或尚未整改完成，出現(xiàn)問題需要改動時，前面的溝通過程沒有記錄，無法查證，造成了返工現(xiàn)象；二是不注重電子文件的存檔備份，有的供應商因為電腦損壞，存儲內(nèi)容丟失，無法找到原始的電子文件，還要重新進行編制，拉長了文件整改的時間；三是未考慮長時間未歸檔的風險，文件只要未到檔案庫房，就可能在外出現(xiàn)損壞、丟失的風險，長時間未完成整改，還可能因為檔案的管理程序升版，要求有變，增加整改內(nèi)容及整改難度，尤其是面對國外供應商，本就存在文化及語言差異，溝通不太順暢，若是過程中檔案要求又進行了升版，整改更是困難。

三、加強設備竣工文件現(xiàn)場管理的有效措施

（一）積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行

根據(jù)不同的供應商制定適當?shù)臏贤ú呗裕_保與其的溝通行之有效。對于已經(jīng)通過了線上預審，但紙質(zhì)版文件仍無法歸檔的供應商，應要向他們說明，線上預審的通過并不能完全保證紙質(zhì)文件能夠完全符合歸檔要求。電子審查無法判斷紙質(zhì)文件是否為原件，且部分供應商提交預審的文件與最終提交的文件并不是同一套。對文檔工作不重視或者整改不積極的供應商，需要解釋的是，設備竣工文件不僅只是文件，從商務方面來說，檔案的提交與歸檔，最終還關(guān)系到合同款項的支付，這是無法忽視的問題。文件未按時提交，或者未按時整改，就無法拿到現(xiàn)場文檔部門簽發(fā)的歸檔審核單，無法發(fā)起支付申請。此外，我們也要打破原本較為封閉的管理模式，保障信息的正確傳遞，也有助于消除工作中的誤解。定期梳理設備竣工文件提交計劃及實際提交情況，超期未提交的合同包信息反饋給項目經(jīng)理進行跟蹤督促，尋求上級部門的協(xié)助，增進與供應商的溝通，對文件的及時提交歸檔都有良好的促進作用。

（二）細化日常審查工作

作為非專業(yè)技術(shù)人員，設備檔案管理人員無法識別文件中的各種數(shù)據(jù)是否真實完整，但是我們?nèi)匀豢梢赃\用簡單易行的方法初步保障設備竣工文件內(nèi)容的完整度及可用性。首先，檢查文件的項目名稱、合同號及設備的合格證與設備制造過程的文件是否相符，是否標注了設備清單信息；其次，設備竣工文件大致都分為質(zhì)量卷與安裝卷，除去部分大宗材料的設備竣工文件，安裝卷幾乎是所有設備的竣工文件都要包含的內(nèi)容。如果供應商提交的一份文件只有質(zhì)量卷相關(guān)內(nèi)容，沒有安裝卷或安裝卷相關(guān)內(nèi)容，作為設備竣工文件管理人員就要引起注意，詢問供應商未提供這些文件材料的原因。另外，出廠驗收會議紀要中常常會帶有一些附件，要注意檢查這些附件是否齊全。還需要注意的是，文件中空白的地方是否都做了畫線處理，是否存在漏簽現(xiàn)象，設備竣工圖是否是竣工狀態(tài)，加蓋的竣工章及簽字是否符合程序要求。通過以上這些手段，在文件到場之后，初步保障文件達到可移交至檔案部門的狀態(tài)，降低文件退改率，提升文件歸檔的速度。

（三）提升文檔管理人員業(yè)務水平，積極進行經(jīng)驗反饋

要進一步完善設備竣工文件的管理工作，提升檔案的管理水平，還應當不斷提升文檔管理人員的業(yè)務水平，完善文檔管理理念。對內(nèi)通過定期的內(nèi)部學習交流，學習新的程序要求，不同項目間互相交流問題及經(jīng)驗，減少差異，充分調(diào)動文件管理人員的工作積極性，激發(fā)文件管理人員發(fā)揮自身的潛力，與其他的工作人員相互協(xié)作，提升內(nèi)驅(qū)力競爭力；對外通過對供應商的文檔人員進行培訓，宣貫檔案要求，重點對重要設備的供應商及文件批次數(shù)量較多的供應商進行培訓，從源頭上提升文檔的質(zhì)量。在日常工作中重視經(jīng)驗教訓的登記反饋，通過對日常工作中遇到的問題情況進行歸類，記錄相關(guān)影響、工作中意識到的風險、遇到的挑戰(zhàn)和改進機會，提出建議和行動方案，積極進行經(jīng)驗反饋，形成經(jīng)驗教訓登記冊，使小改進累積成為大改進。這些累積的經(jīng)驗教訓，可以貫穿運用在設備竣工文件管理的整個過程，提高設備竣工文件管理的效率與效果。

（四）樹立風險意識與責任意識

在設備竣工文件現(xiàn)場管理工作中，應對及處理不合格文件是主要且重要的工作內(nèi)容。在不合格文件產(chǎn)生的時候，企業(yè)必須清楚文件如果沒有及時歸檔，有怎樣的風險，這個風險對現(xiàn)場設備安裝是否有影響，是否會是業(yè)主的關(guān)注重點。設備竣工文件的安全是設備竣工文件現(xiàn)場管理工作的底線，企業(yè)必須要降低長時間未歸檔帶來的風險。通過分析文檔歸檔的緊迫程度，排出整改的優(yōu)先級，對重要設備重點關(guān)注，重點跟進。樹立責任意識，實行一人負責制，即同一合同包產(chǎn)生的設備竣工文件由同一人進行負責，由文件到場接收移交到不合格文件整改，全程跟進，積極尋求所需要的各種資源以推進文件的歸檔。只有將風險意識與責任意識深化且融入日常工作中，才能使設備竣工文件的管理風險降到最低。

四、結(jié)語

核電是一個龐大的項目，人員眾多，分工詳細，每個人所從事的只是這個項目里很小的一部分工作，但是聚沙成塔、聚水成涓，就是無數(shù)人的細微力量，成就一個核電項目。設備竣工文件作為核電檔案的一部分，也應從細微處著手，做好檔案管理工作。作為核電設備竣工文件現(xiàn)場管理人員，不僅要有檔案專業(yè)知識，還需要多進行思考與總結(jié)，通過一定的措施來提升工作的執(zhí)行力度，提升設備竣工文件的管理水平，探索出一條適合自身發(fā)展的檔案管理之路。

參考文獻

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作者:劉玉珍 單位:中國核電工程有限公司