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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、綜合能力的培養

1.操作能力隨著信息技術的更新換代，為壯大工程項目的發展，工程項目管理正朝著電子化、信息化的方向發展，而絕大部分大型工程項目文檔控制工作也已經從傳統的紙質版管理模式逐漸向電子化、信息化的管理模式轉變。以核電工程項目建設為例，由于參建單位眾多，包括業主、設計方、工程總承包商、施工承包商、分包商、設備供應商等，僅使用傳統的紙質版管理模式實現文控管理已無法滿足文檔流轉的時效性和安全性要求，于是利用專有的信息化手段規范文控流程，采用專門的電子文檔管理系統對電子文檔的生成、流轉和歸檔進行管理控制被廣泛地運用到了日常工作中。電子文檔管理系統的建立要求文控人員熟悉信息系統的相關知識并能有效地對文檔管理系統進行操作、應用、改進和管理，有效地幫助用戶熟悉電子文檔管理系統流程、程序，以便準確查找所需文件。同時，文控人員還要掌握WindowsOffice等辦公軟件，能夠熟練地編制、修改文檔，幫助其他部門糾正文檔格式等問題，更好地輔助工程項目管理的開展。

2.溝通能力伴隨著工程項目的國際化運轉，對外引進、消化、吸收的合作項目日益增多，文檔控制工作中產生了大量的信息交互工作，因此工程項目管理對文控人員的溝通協調能力有著較高的要求。首先，要求文控人員能夠熟練掌握外語，具有較強的聽、說、讀、寫能力，能夠處理全外文的信函、圖紙、會議紀要等文件，與外方進行全外文的溝通。其次，要求文控人員具有良好的文字組織能力。文控人員在實際工作中接觸最多的就是文字，因此需要有較高的文字編輯、組織功底，才能夠有效地溝通與協調工作。文控人員不僅要能夠把正確的信息傳達給相應的交互方和工作界面接口處，同時還要通過自身對工作的了解來協調多個工作界面之間的工作內容和工作進度，以此來促進整個項目工作質量和工作進度的提高。

二、思想意識的樹立

1.服務為先的理念文控管理工作貫穿工程項目始終，全面掌握著工程項目各個階段的信息，是項目接口內部、協調外部的重要橋梁。文控部門管控著與外單位往來的正式文件，掌控著工程項目部內各職能部門的信息，文控人員對文件的傳輸、整理、歸檔、保管、利用和處置進行全程統籌，文控人員的服務意識直接影響著整個項目的運作進程。作為工程項目職能管理部門中的一員，文控人員要樹立良好的服務意識，要有積極的工作態度、較強的責任感以及團結合作精神，同時要以絕對的耐心對待每一個文控環節，做到不抱怨、不急躁，以“項目為先，服務整個工程”的積極心態服務工程項目。

2.安全保密意識文控人員必須具備安全保密意識。文控部門保留著工程項目的所有原始文件(公司發展戰略、程序管理文件、技術資料、商務信息、薪酬政策、人事方案及預算、投資規劃、關系國家安全和公司利益的秘密文件等)，其管理的信息資源既有共享性又有保密性，任何一份資料外泄都可能為工程項目帶來不可估量的損失。因此，有效控制項目文件，防止失密和泄密是文控人員的基本職責。要對保密文件進行有效管理，就要在文件檢查、接收、分發、移交、歸檔、銷毀等各方面做到有效管控。特別是在科技化、信息化的時代，文件信息的安全保密更為重要，對紙質版保密文件要做到親手交付、電子版保密文件控制訪問權限。文控人員只有具備較強的安全意識和保密意識，嚴格遵守程序和規章制度，工程項目信息管理的安全性、完整性、可用性、保密性和可靠性才能得以真正實現。

三、自我素質的修養

1.參加全方位、多層次培訓為了建設一支業務能力強、工作扎實、積極進取的人才隊伍，培養高素質的員工，全面提升企業核心競爭力，為項目發展提供人才保證，很多大型工程項目公司會定期開展全員崗位技能和能力培訓。與此同時，文控人員要深刻地認識到“適應崗位要求，提升自身素質”的重要性和緊迫性，積極主動地參加全方位、多層次的培訓，全面提升崗位勝任能力。對于新員工來說，要充分了解企業文化，系統學習公司基本規章制度、文檔控制體系流程、文檔管理基礎知識，進而參與實際操作培訓。老員工則要定期、有針對性地參加工作流程和規范，工作手冊、體系文件等細化的專業培訓。文控人員要從思想上、行動上高度重視培訓工作，才能對文控工作有更好的理解。

2.提升自我修養要提高員工素質就一定要落實到自我管理，而只有認識到自己的目標、思想、心理和行為才能有效地進行自我管理。自身修養無論好壞，一旦養成不易改變，但是確立目標，注重人際溝通，尊重差異，取長補短，是可以促使自己不斷進步的。每個人都會在不知不覺中影響身邊的人，文控人員只有不斷提升自己，對自己和他人的學習和發展提供方向和支持，共同進步，才能使文控團隊的效應得到最大限度的發揮。

3.經驗總結和反饋經驗總結是將實踐活動中獲得的知識或技能進行歸納與分析，使之系統化、理論化，并轉化為日后實踐操作可以借鑒的資源。由于這種知識或技能往往是憑借個人或團體的特定條件與機遇獲得的，帶有偶然性和特殊性，因此需要理論研究者和實踐者做一番總結、驗證和提煉。文控人員應實時地對文檔管理工作進行系統、科學的經驗總結，提煉出規律性的信息和資源，形成項目管理經驗信息庫和資源庫，并隨著項目的開展逐漸積累、充實和完善，逐步提升工作效率。工程無小事，文檔管理是工程項目管理的核心之一，文檔管理水平也是衡量整個項目的指標之一。文控管理工作是一項對耐心和細心有極大要求的工作，作為一個合格的文控工作者，要不斷提高自身的綜合能力，樹立良好的思想意識，提升自身修養，使我們的文控管理工作更進一步，促進工程項目管理的高效發展。

作者：崔卓琦郭林越劉袁媛單位：國核工程有限公司