云財務共享服務模式設計范文
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《價值工程雜志》2015年第十期
所謂“云”，可以說是從信息技術(shù)層面上對遠程環(huán)境業(yè)務的一種描繪。從寬泛的意義上來講，云計算就是通過互聯(lián)網(wǎng)的應用為網(wǎng)絡使用者提供不同項目的服務，具有按需獲取資源、分布式無限虛擬計算以及自動故障遷移等一系列特征。在實際應用過程中，云計算模式會將數(shù)量較多的計算資源通過虛擬化技術(shù)的應用組成獨特的資源池，并將這部分資源以分布的方式在物理中進行儲存。比如在某企業(yè)中，其用于財務處理的服務器可以設在A地點，但其這部分數(shù)據(jù)所具有的備份則會在處于B地點的操作中心對其進行實現(xiàn)。而在云計算資源池中，其所具有的所有數(shù)據(jù)以及資源都能夠以共享的方式提供給所有用戶，并在為用戶提供服務的同時對其中的部分操作細節(jié)進行適當?shù)碾[藏，且在邏輯方面也以單一整體的方式向用戶進行呈現(xiàn)。與此同時，云計算中心也能夠依據(jù)不同用戶對于相關(guān)計算資源所具有的使用需求、使用情況等等對相關(guān)計算資源進行自動的管理與分配，并以此較好的實現(xiàn)了計算能力高度彈性的優(yōu)化與縮放使用，真正的實現(xiàn)了負載均衡。而對于云計算模式中向用戶提供的資源池方面，用戶對其中所具有資源的取用也是較為輕松、自如的，無論是在資源釋放方面還是資源擴展方面，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)的使用根據(jù)自身的需求發(fā)出相關(guān)的指令就能夠較為快速的完成既定目標。同時，云計算模式中所具有的智能管理系統(tǒng)也具有協(xié)同合作以及事件驅(qū)動等機制，能夠較好的對規(guī)模較大的計算機集群進行自動化的管理，不僅能夠在相關(guān)設備、數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常情況之前對其進行自動遷移以及動態(tài)的調(diào)度工作，還能夠?qū)Ψ掌魃纤邢蛴脩籼峁┑能浖斩紝崿F(xiàn)自動部署、自動配置以及自動升級的功能，能夠大大提升系統(tǒng)用戶的應用便利性以及使用效率。通過這種方式，整個云計算中心就能夠幫助我們實現(xiàn)具有自動化以及良好實時功能的即插即用式管理，且能夠在系統(tǒng)運行的過程中在出現(xiàn)問題時也能夠以自動的方式對數(shù)據(jù)進行遷移、對故障進行處理，并以此將故障出現(xiàn)對系統(tǒng)用戶所產(chǎn)生的影響降至最低。
2基于云理念的財務共享服務模式
2.1總體思路和目標積極運用信息化平臺，構(gòu)建區(qū)域費用報銷共享機制，實現(xiàn)費用預算、申請和報銷的全流程跟蹤和管控，費用的自動支付和財務處理，費用的實時查詢和分析，減少報銷過程中人力資源投入，消除單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全隱患，提升企業(yè)集團費用報銷業(yè)務工作效能。
2.2費用報銷共享中心應包含的主要職能①通過費用報銷共享服務中心管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷及審批的電子化處理。在該職能模塊中，需要企業(yè)在原有信息服務系統(tǒng)的基礎上強化云信息服務方面的建設，通過互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的應用在原有模塊中加入更多的連接方式以及連接選項，并在其中加入費用報銷的共享模塊以及報銷的內(nèi)容上報模塊，以幫助員工在開展報銷工作時能夠從中及時、迅速的查找到相關(guān)頁面。同時，為了能夠幫助員工在提交自己報銷信息之后能夠?qū)φ麄€報銷事項進展的情況具有一定的掌握，也可以根據(jù)員工上報數(shù)據(jù)的序列號建立起報銷模工作的查詢模塊，使員工在信息上報完畢之后能夠根據(jù)自己的受理序列號對報銷工作的受理情況進行及時的查詢。而在這個查詢過程中，除了最終財務工作人員的完成審核選項需要以人工的方式確定之外，其余的進展流程都可以通過系統(tǒng)的自動化功能對其實施并體現(xiàn)。②通過與差旅預定系統(tǒng)、HRMIS、FMIS對接，實現(xiàn)費用報銷自動化和標準化，防范和減少人為操作錯誤等風險。在該職能模塊中，需要通過云系統(tǒng)同企業(yè)HRMIS、FMIS模塊的良好對接保障整個報銷工作在運行的過程中能夠具有更為精確的效果，避免出現(xiàn)操作失誤。③通過信息化平臺對費用預算的全面跟蹤管理，實現(xiàn)從費用支出事前申請至支付的費用全生命周期管理，消除預算控制盲區(qū)。在該模塊中，需要企業(yè)指派幾名財務人員專門負責此項工作，對信息化平臺運行的全過程進行實施的監(jiān)督，以便在系統(tǒng)出現(xiàn)問題以及出現(xiàn)靠系統(tǒng)難以處理的情況時能夠?qū)ζ浼皶r處理。④通過與影像系統(tǒng)等其他系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)報賬無紙化審核。⑤通過與銀企互聯(lián)系統(tǒng)對接，完成集中支付管理，對付款進行申請和審批，并記錄付款狀態(tài)。信用卡是我們云財務共享系統(tǒng)的重要工具，這就使得銀企之間的對接成為了我們此項工作開展的重點環(huán)節(jié)。通過銀企之間的良好溝通，真正的將員工消費情況的推送、報銷審核信息的推送以及銀行支付情況的推送進行良好的整合，以此幫助銀行、企業(yè)在信息交流無障礙、及時有效的基礎上保障云服務的良好運行。
2.3企業(yè)集團費用報銷共享中心建設構(gòu)想按照企業(yè)集團業(yè)務現(xiàn)狀和電廠區(qū)域分布狀況，建議可采用兩種模式進行費用報銷共享中心建設：①大集中式管理。即在集團總部建立涵蓋企業(yè)集團的集中式費用報銷中心，對企業(yè)集團各級核算主體進行集中式費用報銷管理。如殼牌石油通過在格拉斯哥建立共享中心，實現(xiàn)對全球報銷業(yè)務的集中式服務。可先建立企業(yè)集團基本建設與前期項目費用共享中心，運行相對成熟后實現(xiàn)運營單位的集中式管理。②區(qū)域分布式集中管理或按照業(yè)務性質(zhì)，建立管理與支持業(yè)務、基建業(yè)務、運營業(yè)務分別建立三個業(yè)務報銷共享中心，實現(xiàn)不同業(yè)務的專業(yè)化管理。可以在企業(yè)集團內(nèi)部建立總共享中心的基礎上在集團的不同子公司區(qū)域如北部區(qū)域、東部區(qū)域以及南部區(qū)域等建立一定數(shù)量的區(qū)域性費用報銷共享中心，以此實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)報銷業(yè)務的集中式管理。而除了這種根據(jù)地域形式的區(qū)分之外，還可以按照業(yè)務性質(zhì)，建立管理與支持業(yè)務、基建業(yè)務、運營業(yè)務這三個業(yè)務報銷共享中心，實現(xiàn)不同業(yè)務的專業(yè)化管理。
2.4基于云理念財務共享服務模式的運行流程在我們對財務中心建設完畢之后，員工在需要報銷費用時依然需要登錄到企業(yè)財務系統(tǒng)之中，并根據(jù)所要報銷的相關(guān)內(nèi)容選擇適當?shù)膱箐N模塊，并根據(jù)其中所具有的要求對具體的報銷金額以及報銷事項進行填寫。之后，這部分填寫好的內(nèi)容依然會根據(jù)企業(yè)之前所制定的流程將其運送到財務主管領(lǐng)導的手中，并由財務主管領(lǐng)導通過手機聯(lián)網(wǎng)或者電腦連接網(wǎng)絡的方式對其進行審批，且在這個過程中依然由企業(yè)的相關(guān)預算對其產(chǎn)生一種約束的作用。當這一系列工作完成之后，云模式下建設完畢的企業(yè)財務共享服務中心就會在報銷工作開展之前同社會中的信用卡組織（MasterCard、銀聯(lián)、Visa等）達成協(xié)議，使員工不需要再對發(fā)生費用的票據(jù)進行粘貼，只需要在工作發(fā)生花銷的過程中出現(xiàn)費用（差旅、伙食、物品購買等）時使用企業(yè)統(tǒng)一辦理的信用卡進行消費即可，并在消費發(fā)生之后由信用卡組織云平臺將企業(yè)員工所發(fā)生的公務消費詳細情況傳送到企業(yè)的數(shù)據(jù)中心云平臺之中。而當這部分數(shù)據(jù)傳送到企業(yè)總平臺之后，則可以由企業(yè)的報銷核對工作人員通過數(shù)據(jù)平臺的應用對這部分員工所填寫的報銷內(nèi)容、信息同信用卡公司傳送來的相關(guān)消費信息進行全面、細致的比對，并驗證兩者是否保持一致。通過這種方式，則能夠使企業(yè)的報銷專項工作人員僅僅在對信息處理完畢之后點擊審核，就能夠使銀行對員工支付報銷款項了。而對于銀行實際消費信息同員工填寫信息經(jīng)過核對為一致的項目而言，也可以通過企業(yè)的信息云平臺直接將這部分信息傳輸?shù)姐y行云平臺，并由銀行完成支付工作之后再將這部分支付信息傳輸?shù)狡髽I(yè)云平臺之中。之后，企業(yè)的財務系統(tǒng)模塊就會以自動的方式將這部分已經(jīng)核對一致的報銷信息編制到會計分錄入賬并根據(jù)銀行提供的付款信息編制會計分錄。通過這種方式，在企業(yè)發(fā)生報銷費用時，企業(yè)的財務共享服務中心工作人員僅僅需要以人工的方式對經(jīng)過核對發(fā)現(xiàn)不一致、存在問題的事項進行進一步的處理即可，而其它較為正常的報銷項目都能夠通過企業(yè)云平臺的建立對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行實現(xiàn)。可以說，這種云平臺方式的建立，不僅能夠大大的減少企業(yè)報銷流程中工作人員的參與比例、大大降低了報銷工作完成的時間以及人工操作成本，還能夠通過這種全電子化的方式減少了由于應用實際收據(jù)、發(fā)票等可能存在的安全風險。從發(fā)展前景而言，由于我國目前集團公務卡的普及率低和刷卡信息替票對于現(xiàn)有原始憑證規(guī)定的沖擊等原因，就使得這種運行模式更加適合應用在我國目前規(guī)模較大企業(yè)的海外子公司。同時，在這種不存在專用發(fā)票、僅僅具有簡單普通收據(jù)的情況下，通過信用卡方式的應用也能夠較好的避免了以往報銷工作過程中可能出現(xiàn)的票據(jù)造價問題。而除了較大規(guī)模企業(yè)之外，我國的大中型企業(yè)目前也逐漸對這種報銷財務的云模式共享服務進行了積極的研究與探索。
2.5建設費用報銷共享中心應注意的問題①明確費用報銷業(yè)務績效目標和具體業(yè)務目標，對于人均業(yè)務處理量、延遲報銷率、現(xiàn)金報銷比例等核心業(yè)務指標，應當進行量化管理。通過良好制度的制定保障該項工作的有序開展。②細化制度和流程，實現(xiàn)費用集中共享中心管理標準和業(yè)務流程制度化、規(guī)范化、標準化、表單化，并通過各種培訓手段確保員工能夠在最短時間內(nèi)熟知和應用，在最大程度上消除因理解上的差異降低業(yè)務處理的效率。為了進一步提升員工工作效果，也可以通過獎懲機制的建立提升員工工作積極性。③建立對標機制，與國際、國內(nèi)有關(guān)費用報銷共享中心最佳實踐案例進行對標，不斷提升費用報銷共享的績效。④建立分析考核機制，充分利用費用報銷共享成果，通過總結(jié)、分析、報告和考核等管理手段，發(fā)現(xiàn)和完善共性問題，提升公司費用管控的有效性。
3結(jié)束語
總的來說，在我國目前的企業(yè)發(fā)展形勢下，如何高效率、低成本地開展企業(yè)內(nèi)部工作，已經(jīng)成為了企業(yè)在當前市場環(huán)境中獲得發(fā)展的重要途徑。在上文中，我們以企業(yè)的費用報銷流程為例對云財務共享服務模式進行一定的研究與設計，而在具體實現(xiàn)過程中，也需要我們在注重細節(jié)的基礎上能夠聯(lián)系企業(yè)實際，以獲得更好的云服務應用效果。
作者：褚燕單位：神華國華（北京）電力研究院有限公司
