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第1篇

匯交工作做為檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，其質量直接關系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術的廣泛應用，地質報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質成果資料除了紙質版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質報告和電子文件分別進行。

（一）紙質地質檔案的匯交及驗收

紙質地質檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應根據(jù)卷內目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。

（二）電子地質檔案的匯交及驗收

國土資源部下發(fā)的《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)[2012]7號）和《成果地質資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進行。

二、地質檔案的整理及保存

（一）地質檔案的整理

保管期限的劃分。根據(jù)《科學技術檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質檔案盡管年代跨度大，但其對地質工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發(fā)程度的提高，再根據(jù)實際情況對年代久遠的地質檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯數(shù)字。一級類目號為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內不同煤產地（表1）。三級類目使用省內煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個煤產地。案卷順序號采用三位阿拉伯數(shù)字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類目中，也僅有270卷地質檔案，其他各類目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅10卷左右，因此采用三位數(shù)進行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質資料的組卷順序，地質行業(yè)有著規(guī)范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯數(shù)字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文附表各類圖紙其他附件。值得注意的是圖紙的排序應按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質檔案，在編制索引目錄時應將電子文件的文件名及保存路徑與相應紙質檔案的索引信息對應。

（二）地質檔案的保存

紙質地質檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質檔案有各卷內件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟性）等特點。因此，承裝地質檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內檔案的卷內順序號范圍、盒數(shù)及盒序號等。庫房應做好“八防”工作，并對庫存檔案進行定期抽檢，對因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時修復，或使用電子檔案復制。電子地質檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負責借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經(jīng)過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）規(guī)定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質檔案都有很大區(qū)別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]

三、地質檔案的利用

服務于生產是地質檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質檔案極易產生過度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質檔案發(fā)揮應有作用，還可以得到充分的保護。地質檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務，對系統(tǒng)外單位的申請只提供查閱服務。局屬各勘查院借閱時，經(jīng)辦人應攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準的項目立項書等材料向中心提出申請；系統(tǒng)外單位提出申請時還應提供組織機構代碼證及相應的地質勘查資質證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統(tǒng)外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領導授權方可借閱。鑒于地質勘查工作對地質資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點，并檢查無污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿足地質工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護。

四、其他影響因素

（一）提高管理員素質

無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質是十分重要的。對于地質檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應具備一定的地質專業(yè)知識。由此可見，對檔案管理人員地質知識的培訓也是提升地質檔案管理水平的重要一環(huán)，與管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高數(shù)字化程度

隨著計算機技術在地質工作和檔案工作中的普及，可以利用現(xiàn)代計算技術對生產年代久遠，并僅有紙質版本的地質檔案進行數(shù)字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質檔案的破損，延長檔案壽命。[3]

五、結語

第2篇

1）檔案管理制度有待進一步規(guī)范、健全。主要表現(xiàn)為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。

2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。

3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調、合作。部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協(xié)調、合作，沒有更好的利用協(xié)調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。

4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設實現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。

5）監(jiān)督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導，本級檔案管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。

6）管理經(jīng)費不足問題。部分地勘單位由于經(jīng)濟效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設施、設備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。

7）工作人員隊伍素質問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質勢必不高，加之這些人員的頻繁調動、調整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。

8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟建設、社會發(fā)展服務，而這些目標的實現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。

二、地質勘查單位檔案管理工作問題對策與建議

（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍

通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關鍵。伴隨社會的轉型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。

（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作

文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。

（三）促進檔案的科學化、規(guī)范化管理

為保證地勘單位檔案管理工作的科學化、規(guī)范化，首先要增強地勘單位領導、職工的檔案管理工作意識，領導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎，必須視作為地勘單位重要的工作內容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關發(fā)展規(guī)劃來促進檔案管理工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展。

（四）加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導

上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關要求、規(guī)范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導范圍，除對工作進行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。

（五）加大檔案管理投入，保證管理質量

各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經(jīng)費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費的投入。檔案管理專用設施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化的關鍵條件。

（六）加強隊伍建設，提高人員專業(yè)素質

第3篇

關鍵詞：地質檔案；管理；信息化

社會發(fā)展步伐在加快，地質檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發(fā)展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現(xiàn)信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質檔案管理系統(tǒng)也逐漸被開發(fā)，發(fā)揮出其特有的作用。和傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發(fā)揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質檔案管理工作中最重要的問題。

1地質檔案信息化管理概述

1.1檔案信息化的內涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術和計算機技術，對當前不使用的檔案信息和相關資料進行管理。并利用信息技術等先進計算形成一個現(xiàn)代化的管理理念，主要的目的就在于服務于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學知識和領域是比較多也比較雜的，信息化管理介質平臺也是檔案管理的現(xiàn)代化管理業(yè)務。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機介質對檔案進行查詢，根據(jù)編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當利用者歸還檔案的時候，再依據(jù)檔案的編號，將其歸檔到相應的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現(xiàn)差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設，以提高對檔案工作的現(xiàn)代化水平和建立基本網(wǎng)絡環(huán)境的框架，檔案管理和檔案信息服務在檔案信息化建設過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設的最終目標是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設社會的需要，更好的社會服務。1.2地質檔案信息化管理必要性。對地質檔案進行信息化管理將是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢，利用信息化技術對檔案資源進行收集，再對檔案資源進行整理，然后開發(fā)檔案資源所具有的利用價值，最后實現(xiàn)檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理的，并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)檔案管理的載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領域邁進。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進行開發(fā)，再到利用的過程，其利用結果是要依據(jù)社會信息化發(fā)展狀況來定。當然，這種現(xiàn)代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發(fā)揮其自身利用價值，這是信息時展的產物。

2地質檔案信息化的管理現(xiàn)狀

2.1缺乏通用性的系統(tǒng)平臺。信息化管理平臺都是有其各自特色的，最基本的要說就是要有記錄管理功能，如今的文件信息已經(jīng)向著更遠的方向發(fā)展，檔案管理平臺和電子政務系統(tǒng)，在集成平臺中也都是優(yōu)先考慮文件管理這一功能，而這并不是單一形式的，檔案部門不同，那么計算機的模型不同，文件系統(tǒng)平臺也就不同，也就導致了規(guī)格的不同，各個軟件開發(fā)系統(tǒng)也是有一定差異的。所以在各個檔案部門之間，是不能有效利用計算機進行檔案管理工作的，也不能對檔案資料進行快速地歸檔，在信息上也是有一定弊端的，這也使檔案信息化管理受到了發(fā)展的制約。2.2缺乏規(guī)范化管理。要想實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理以及標準化管理，首先要做的工作就是對網(wǎng)絡信息系統(tǒng)進行完善，光搞形式是沒有用的，對表面不實用的東西并沒有什么要求。現(xiàn)在的檔案管理則是沒有明確的等級分類，管理服務做的不到位，和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流，這和新型的信息資源管理是相悖的，尤其是文件夾沒有得到有效的共享，管理系統(tǒng)不能對所有的文件類型進行兼容，在檔案資料進行移植時，也沒有與之相對應的書目，文件自動化管理還是沒有完善的標準。多數(shù)情況下，檔案資料也都是限制于一種類型，只能提供給一小部分的人使用，這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發(fā)展的。

3檔案信息化建設的實施措施和途徑

3.1檔案標準規(guī)范化建設。檔案管理標準化、規(guī)范化是檔案信息資源的共享過程，通過制定和實施的各項標準使其基本文件到達標準化，這也是規(guī)范的重要前提。勞動力的技術部門一直是—個統(tǒng)一的科學標準的部門，是為了確保檔案工作與檔案管理的有機結合，以達到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價值的信息資源的地質檔案，它的征收管理以及開發(fā)利用檔案信息化建設的目標之一是實現(xiàn)資源的文件共享。使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。在不久的將來，檔案資源信息化建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內容繼續(xù)推進現(xiàn)代管理記錄不斷向前發(fā)展。3.3檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本，保管十分麻煩。如紙張容易發(fā)黃，變脆。但數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力。使用者可以在世界各地范圍內的所有地方享受其的方便。任何人通過網(wǎng)絡的任何一點、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊伍通才化。檔案干部隊伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質量對檔案工作的實際成果以及更好地促進檔案信息化建設過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術水平是整體性能提高的關鍵之一。培養(yǎng)一大批掌握現(xiàn)代科學和技術復雜的文件管理的工作人員是為了適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地推動現(xiàn)代化的檔案工作和信息化水平的提高。

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，地質單位也將有很大的發(fā)展空間，地質檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求地質檔案工作者不斷學習、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作技能，滿足社會進步和地質發(fā)展對檔案管理的要求，為建設有中國特色的社會主義地質檔案事業(yè)、為更好地服務于社會主義和諧社會建設作出貢獻。

作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質物測隊

參考文獻

[1]潘麗莉,孫燕鳴.淺析地質資料檔案管理信息化建設[J].資源與人居環(huán)境，2011.