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全球性的網絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式,Internet技術應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶來了深刻的影響。回顧我國政務信息化的進程,大致可分為三個階段:(1)以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段,計算機應用提高了個人工作效率。(2)基于關系型數據庫技術,以C/S體系結構應用為特征階段,這一階段基本實現了部門級的數據處理、公文處理等的自動化。(3)基于符合Internet/Intranet技術標準的平臺應用階段,這一階段,不僅在技術上有了很大進步,而且應用范圍已從部門內部、部門之間擴展到行業/系統內部,乃至跨部委跨系統。
在Internet應用方面,政府部門已陸續建立了自己的Web服務器和網站,有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺,電子政務并未在真正意義上得以實現,相反,不少政府站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上,各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新,流程管理,應用開發,安全性保證,與后臺應用系統(如OA和業務系統)集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。
電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關,又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異,總的來說,前者在用戶的范疇上包含后者,電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則:
實用性原則;先進性及成熟性原則;可靠性原則;開放性及安全性原則;標準化原則;可擴充性原則;可維護性、可管理性原則;節約性原則
實施步驟
首先,在組織內部構建通信平臺(如電子郵件系統、電子論壇等),工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二,在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高,基本建立起網上協同辦公的意識之后,考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢,以及各部門的日常業務等。在這一階段,基本實現組織內部辦公自動化。
第三,在Internet上建立公用網站,進行信息采集、,部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等,將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時,基本實現電子政務。
在以上過程中,網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統,在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求:
一般來說,政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理(尤其以領導辦公)為核心,同時提供信息通訊與服務等重要功能,因此,典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用,另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位,辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統,如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等,可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口,每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作,而不必經常性地來回檢查不同的應用系統,辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想,可以大大提高系統用戶的友好性和易用性,減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現,因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息,就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為,關系數據庫系統(如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等)適合傳統數據類型(結構化信息)的表示和存儲,但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此,“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域,其目標就是針對新出現的需求,高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然,傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求,必須以文檔數據庫為核心建立,同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交(交互)過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式,由發起者(如文件起草人)發起流程,經過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽),最終到達流程的終點(如發出文件、歸檔入庫)。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的,如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點,如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的,發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即:基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式(即“群件模式”)的。
從信息技術的角度出發,群件模式結合了“推”、“拉”技術,充分發揮了不同技術的優點,克服了其缺點,是理想的辦公自動化流程處理模式,也使辦公自動化人員擁有了完整的信息 技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中,辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見,才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展,異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等,以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式,它們打破了時間、地域的限制,使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去,大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段,他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡,通過電話線或廣域網絡,隨時可以訪問到辦公自動化系統;為提高工作效率和減少費用,辦公人員還可以選擇“離線”工作方式,即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上,然后切斷連接,“離線地”處理信息(例如他可以在旅途中批閱公文,起草電子郵件等),工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密,以及電子簽名。這些手段必須足夠強大,難以被攻破,而且也必須足夠靈活,方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業務應用系統和Internet
1.1學生因素
1)主觀積極性。作為畢業設計的主體,學生的態度積極與否直接影響了畢業設計質量,然后近年來普遍存在著學生重視程度不夠的問題。很多學生對畢業設計(論文)的目的和要求缺乏足夠的認識,不少學生把畢業設計僅僅作為一門功課來看待,甚至認為其它功課已經通過,自然畢業設計肯定也會順利通關,這種典型的應試式思維導致思想上的不重視。隨著大規模的擴招,就業越來越難,學生要找忙于工作,投入畢業設計上的精力大大減少。在歷年的畢業設計中也存在著前期文獻調研與設計工作不努力,等到答辯前期突擊的現象。
2)基礎不扎實。畢業設計是大學教學過程的最后階段采用的一種總結性的實踐教學環節。通過畢業設計,培養學生綜合運行所學的基礎理論、專業知識和基本技能,分析與解決實際問題的能力,使學生獲得從事實際工作所必須的基本訓練和進行科學研究工作的初步能力。因此,學生對基礎理論和專業課程的掌握水平直接影響畢業設計工作的開展。例如,我系部分學生由于平時對基礎理論與專業課程的學習不夠重視,看不懂專業的參考文獻,系統方案設計不出來,經過指導老師耐心指導,仍有些同學一竅不通。涉及仿真,有一部分同學,連Matlab工具軟件都還要現學。這些現象都體現學生的基礎不夠扎實,嚴重制約畢業設計的教學水平。
1.2教師因素
1)主觀積極性。教師方面,由于不僅要承擔繁重的教學任務,還需開展科研工作,帶學生做畢業設計只是眾多工作中的一項,用于畢業設計指導工作的時間和精力不足。我系教師教學任務尤其多,在畢業設計開展期間,多數教師還承擔了課題教學,課程設計探索提高熱工自動化專業畢業設計教學質量謝七月(長沙理工大學能源與動力工程學院)等教學工作。這幾年績效改革不鼓勵超工作量,畢業設計工作又持續周期長,學生知識結構又層次不齊,因而有些教師對畢業設計態度不是很積極,指導效果明顯受影響。
2)指導老師隊伍本身的專業素養。熱工自動化專業方向比較細,開設熱工自動化專業的高校很有限,我系極少教師本科專業是熱工自動化的。由于教師資源相對緊張,即使缺乏系統的工程化培訓與實踐的新進教師也承擔了指導畢業設計的教學任務。甚至有的教師雖然沒有能力指導畢業設計,但為了完成學校規定的教學任務,也只好勉強上陣,這也在一定程度上導致了畢業設計質量的下滑。而且現有的畢業設計指導教師隊伍單一,不能很好的因材施教。
1.3客觀因素
1)畢業設計時間過短,很大程度上影響了畢業設計的教學質量。畢業設計一般安排在大學最后一個學期,我校還在該學期安排畢業實習,部分同學還要忙于找工作、考研等各類事情,用于畢業設計的時間有限,滿打滿算僅僅14周,也就三個多月。而要在三個月內完成文獻調研、文獻翻譯、開題、設計、實驗、論文寫作、答辯等一系列工作,很難保證還能有充足的時間對畢業課題做深入的研究。據我系歷年數據,不能完成畢業設計要求的全部內容的學生多達40%,而能在短短三個多月內做出較好結果的學生不足10%,這類學生往往是提前參加了相關課題或是有扎實的基礎,而基本完成任務書內容的學生將近50%。
2)畢業設計的考核方式單一,難以激勵學生很好地完成畢業設計的任務。目前畢業設計的考核主要以答辯為主,盡管在畢業設計過程已經按前期檢查、中期檢查、畢業答辯三個階段分別開展了檢查考核,而且也制定了各階段的階段性指標,但指標不夠具體,考核過程有時候流于形式,并沒有嚴格考核。即便將考核模式向以實物、圖紙、程序、科技論文、專利、競賽結果為主的綜合考核模式轉變,但因這些內容無法在三個月內實現,因此,無實際全面實施考核的可能性。
3)管理機制已經不能完全適應畢業分類指導的需要,在一定程度上也影響了畢業設計的教學質量。學校和學院現有的教學管理模式是針對大多數學生的情況制定的,不夠靈活,既難以充分發揮優秀學生的創造力,也難以提高落后學生的綜合能力。對分類指導、因材施教的考慮不周全,畢業設計的整體教學水平難以提高。
4)其它客觀因素。影響畢業設計的客觀因素還有很多,例如,實驗條件緊缺,企業合作較虛,大部分設計電廠自動化的實驗缺乏實現條件。
2提高畢業設計質量的改革措施
2.1畢業設計時間的調整
從本屆畢業設計開始,我校開始調整畢業設計的時間安排,把前期工作安排在第七學期最后三周,要求在這三周內完成文獻調研,英文文獻翻譯以及開題報告。然后希望學生能夠利用部分寒假時間進行畢業設計的后續工作,為開學初的畢業實習做準備工作,從而使得學生能夠帶著畢業設計中的問題參加畢業實習,增強畢業實習的針對性,最終提高畢業設計的質量。為了進一步的落實分類指導與因材施教,我系將根據學生的學習成績安排給與更為合理的畢業設計時間。對于成績前10%的特別優秀的學生,可以在第六學期初結合畢業后的計劃開始進行畢業設計選題,在這學期內進行文獻調研與英文文獻的翻譯工作,爭取在第六學期末進行開題,利用大四一年時間完成具體設計和論文撰寫,鼓勵結合設計結果撰寫與發表學術論文,畢業設計總時長達到三個學期,這個時間相當于目前2.5年制的研究生用于研究的時間,從而保障這部分優秀學生有充分的時間將畢業設計做的更加深入。對于成績前30%左右的學生,則可在第七學期初選題、開題,畢業設計總時長為兩個學期。對于成績一般以及成績特別差的學生,采用學校統一安排的畢業設計時間,第七學期中后期選題,第七學期末畢業設計開題,畢業設計總時長保持在半年以上。而對于動手能力特別強和參加各類課外科技競賽的學生,可在第五學期完成選題,開題并將其畢業設計與競賽結合,總時長為四個學期。
2.2指導方式改革探索
由于教師資源相對不足,為了更好指導畢業設計,我系正探索指導方式的改革。一方面,我系2014屆和2015屆畢業生均在120人左右,而現有專職教師只有15人,平均每位教師指導8名學生。另一方面,由于自動控制學科的發展日新月異,熱工過程自動化也得到了快速發展,涉及的領域不斷延伸,幾乎包羅萬象,不可能要求每位教師都對每個領域均有深入的認識。因此,在畢業設計的指導過程中,應該充分發揮教研團隊的優勢,探索集體指導和個人指導相結合的指導方式尤為重要。鑒于在畢業設計過程中,學生通常會遇到一系列的問題,尤其是面臨工程實際方面的問題時,感到無所適從,急盼有教師的指導。因此,指導教師每周安排一次答疑與討論,每個工作日下午安排一名教師開展集體指導。提前安排時間與地點,即時通知學生,學生既可得到指導教師的指導,還可根據自己的問題,選擇相關領域的教師參加集體指導。
2.3畢業設計選題模式的探索
我校已使用畢業設計選題系統,先由教師命題上網,然后由學生上網選擇,每位學生可以選擇兩個題目,最后指導教師確認。為了更好地因材施教,我系對選題工作進行了探索。首先從命題上把好質量關。要求指導教師分別在題目命題來源、命題類型、命題質量等方面下功夫,并對不同層次的學生采用不同的畢業設計命題。我系成立了畢業設計指導小組,在選題期間,組織教師對命題應在一定范圍內進行嚴格評審打分,只有通過評審的題目才能予以通過。對于特別優秀的學生,尤其是保研的學生,將他們作為創新拔尖人才培養的主力,命題可以結合國家和省部級重點科研項目,從項目中抽取部分有一定深度和難度且帶有前瞻性的課題,鍛煉其科研能力和動手能力,沖刺校優秀畢業設計。對于成績在前30%左右的學生,從科研項目中抽取部分動手和鍛煉工作能力較強的課題,培養學生的創新意識與能力。對于成績一般和較差的學生,命題結合生產實踐,鍛煉其在實際工作中解決問題的能力。而針對考研學生,可以選取一些相對難度較小的科研題目進行研究,注重科研能力的訓練與培養,為將來研究生的深造打好基礎。對于力爭進入特別優秀學生的選題,系畢業設計指導小組將組織面試考核,考核成績供命題教師參考。學生在選題期間,即時向指導教師匯報學習情況,命題教師根據選題學生的具體情況,選擇與命題要求相吻合的學生,確定選題學生。
2.4管理制度方面的改革
為了加強對畢業設計的管理,根據學校與學院對畢業設計的管理規定,我系制定了管理細則,探索從制度建設方面保障畢業設計的質量,主要改革方面如下:
1)加強對學生在畢業設計期間的管理。在畢業設計動員大會上,畢業設計指導小組給學生闡明畢業設計的嚴肅性,明確指出畢業設計將從嚴把關,從而使得學生端正畢業設計的學習態度。畢業設計過程中,學生必須在指導教師指定的場所開展工作,從而便于指導教師檢查與指導,規定學生每個工作日必須在指定場所,無特殊情況不得請假,由指定學生負責每天的考勤,系指導小組將不定期進行考勤檢查,從而改變以往懶散的作風。學生每周參與答疑,即時匯報畢業設計進展,指導教師將記錄每周的答疑情況。指導教師嚴格根據學生的平時表現評定學生的平時成績。
2)加強對指導教師的督查工作。為了督促教師積極參與畢業設計的指導工作,學校與學院有教學督導會進行常規的教學檢查。我系將加強這方面的督查,每周向學生調查指導教師的指導情況。為了充分調動指導教師的積極性,將設立經費進行獎勵,對認真負責的指導教師要予以獎勵,為了公平起見,對于指導非特別優秀學生獲得優秀畢業設計的教師,系將加大力度獎勵。對于指導不力的指導教師,限制下年的指導人數。
3)嚴格考核畢業設計過程的各個階段。為了使得學生和教師高度重視畢業設計,有必要加強對畢業設計過程各階段的考核,而不是只注重畢業設計的最后結果。將整個畢業設計過程分三階段進行檢查考核:第一階段(畢業設計工作初期):檢查師資配備和設備條件、課題審查情況及學生選題結果。第二階段(中期):深入教學現場,進行實地檢查,通過觀察、提問,考察學生的工作狀況;了解學生對教學工作的反映;同時檢查教師的工作狀況,依據畢業設計管理細則對教師與學生的各項指標進行打分。第三階段(后期):這個階段重點抓好答辯資格審查工作與成績評定工作。學生答辯前,要進行答辯資格審查。學生按規定時間完成畢業設計任務,經“審閱”、“評閱”合格后,方可參加答辯。畢業設計成績由“審閱”“評閱”“答辯”三個環節組成,各環節成績占總成績的比例分別為40%、30%、30%。由指導教師、評閱教師、答辯小組分別寫出評語并給成績,最后綜合評定學生的成績。為了避免教師擔心自己帶的學生成績偏低或答辯通不過給自己帶來麻煩,系指導小組將協調后續工作,使得指導教師能客觀評分。為了客觀公正進行評閱,采用集體交叉盲審形式。嚴格按程序組織答辯,避免走過場。
3結束語
就現在開發OA的技術來說,主要集中分為三大類:基于C/S結構的應用程序開發,結合C/S結構和Web技術的復合應用程序,基于B/S結構的動態網頁技術。以下將分析這三類技術的各自優缺點:
C/S結構系統:是傳統開發模式,一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現,也有加入中間件的三層或多層結構,在OA早期是標準的系統模式,但隨著計算機技術的發展和網絡的發展,它已經無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公,逐漸在被取代
C/S+Web技術:是為了補充C/S結構的不足,在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠程數據的獲取,但擁有一定局限性,如數據及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決
B/S結構系統:是援用動態網頁技術,加入OA的開發理念,完全適應網絡辦公和移動辦公需求,也是現代辦公自動化系統的首選技術。
就B/S結構的開發,具體技術又有多種選擇:JSP+J2EE,ASP+IIS,ASP.net+Microsoft .NET Framework,PHP+Apache,就這幾門技術,可以說各有其優缺點,分析如下:
JSP技術:具有良好的跨平臺性,加上J2EE功能十分強大,但是J2EE的布置使開發成本顯得略高,而且沒有良好的安裝界面
PHP技術:是早期動態網頁技術中的強手,但隨著JSP技術與ASP技術的不斷更新,使得PHP技術稍微比較落后
ASP技術:類似于PHP技術,開發簡便,快速,加上IIS的功能支持,是比較簡易快速的開發技術
ASP.net:可以說是ASP技術的替代技術,是ASP的一大進步,在Microsoft .NET Framework的強大支持下,可以使用C#、VB、java script三種語言來編寫代碼,采用預先編譯技術,使得代碼安全性加強
最終討論結果:在針對于中小型企業用戶,建議采用ASP.net技術,理由是,該技術易于服務器的維護,成本相對較低,開發周期較短
在針對政府部門用戶,建議采用JSP或ASP.net技術,理由是,政府部門服務器很多已經改裝為Linux系統,在該平臺下采用JSP技術較成熟;如果是Windows用戶,則采用ASP.net技術
二、OA概述
人們普遍使用計算機來提高個人工作效率,但是在需要許多人一起協同工作的現代工作環境中,我們更需要提高我們的整體工作效率。利用網絡通訊基礎及先進的網絡應用平臺,建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統,為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務,實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化,以提高辦公效率和管理水平,實現企業各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化,增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、 財務檔案等檔案的可管理性,實現信息的在線查詢、借閱。最終實現“無紙”辦公。
辦公自動化,一個極大的概念,一個炒作了很久的概念。無論是辦公設備公司,還是系統集成公司,都大力推出自己的辦公自動化產品。有辦公設備、辦公自動化電腦、辦公自動化軟件。可見,辦公自動化中內容龐大,可為空間不可小視。那么,首先我們來探討一個問題,什么是辦公?
辦公實際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔的過程。那么隨著文件的這一流程,產生了各種各樣的設備。隨著技術的發展,計算機網絡技術的進步,辦公自動化網絡的建設也得到了大力推廣。
傳統的辦公模式主要以紙介質為主,在信息革命的浪潮中,顯然已經遠遠不能滿足高效率、快節奏的現代工作和生活的需要。如何實現信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視。
傳統辦公模式
辦公自動化提了多年,但效果并不明顯,人們還是停留在單機字處理和表格處理的所謂辦公自動化的初級階段。信息的交流和共享,以及團隊的協同運作等無法完美的實現,極大地限制了工作的效率。
Internet/Intranet的迅猛發展,為信息的交流和共享,團隊的協同運作提供了技術的保證,同時也預示著網絡化辦公時代來臨。
網絡化辦公模式
現有辦公自動化系統和大型信息管理系統中,企業業務流程重組或者是文件流轉功能都是核心功能。同時我們也認為,企業辦公主要是一個文件流轉的過程,所有的辦公事務都可以抽象成一個數據庫表單。
傳統的辦公自動化系統和大型MIS系統在處理企業管理流程中大多采用企業業務流程重組(BKR),其核心思想就是要先優化企業業務管理流程,再根據優化后的流程建設企業信息系統。這樣不僅在系統建設中工作量巨大,同時面臨來自企業內部重重的阻礙。
我們的核心思想是;前期系統建設中不牽涉企業內部業務流程重組,只是協助企業通過方便的流程自定義等功能進行流程電子化,以及不斷根據實際需求去改變電子化流程。
三、系統結構設計
現在的網絡辦公自動化系統可以說百家爭鳴,各有所長,但是一般的B/S結構系統都做得比較固定,也就是針對某個行業甚至某個企業而開發的,有諸多的限制和代碼固化,不利于靈活的OA定制和客戶化!而且很多OA系統都具有相同的功能,只是表現手法和操作流程有所不同罷了,所以,他們的基本是一致的,是有共性的,是可以統一的。
我的基礎思想是開發一個底層的通用型OA平臺,在此平臺下實現OA系統的主要功能模塊的底層操作,這樣,當針對某個企業或者政府部門開發OA系統時,只需在此基礎上稍加修改,就可以成為一套具有很強針對性的OA系統,這樣方便該系統的二次開發,也方便于針對不通性質部門單位的OA系統的定制。
可以看出,底層通用型管理模塊是整個OA系統的基礎,而應用層模塊是面對客戶的,它是界面和業務邏輯的結合體,針對不通企業將有所不通,這種結構將很好的解決一套OA的多種定制功能,便于二次開發。
四、通用型管理模塊功能劃分
針對于這個底層模塊,它并不需要實現實際的功能,它主要是負責完成應用層交付的任務和與底層數據庫交換數據,所以它的功能是比較抽象的、統一的和可擴展的。雖然如此,我們還是將這個模塊按不同的功能細分,因為辦公系統有些模塊之間聯系并不緊密,比如公文管理系統與公共信息系統,郵件管理系統與辦公設備管理系統之間的聯系就不是那么緊密,甚至可以完全分開。所以我們的底層管理模塊針對于這些情況,主要分為功能子模塊:
1.公文管理
公文管理主要負責公文的發送與接受工作,發送流程按照流程定
制來完成,所以還包括流程定制功能。這三大塊是OA的核心部分,實現也最為復雜,特別是流程定制功能,是一個非常靈活的模塊,它決定了該OA系統的效率和可用性
2.郵件管理
郵件管理主要功能是發送與接受內部郵件,發送與接受外部郵件(外部郵件服務器必須支持pop3),郵件需要存入數據庫,以便今后瀏覽查詢
3.表單管理
表單管理是一個輔模塊,基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能,它主要是實現表單模板的定制,表單的存儲,打印等功能。在一個企業,表單是很重要的一個東西,它在辦公過程中出現的頻率緊次于公文,所以這個模塊也非常重要,并且表單的定制與打印是一個技術難點
4.檔案管理
檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能,針對于復雜的分類和查閱權限,實現合理存取,管理得基本功能
5.人事管理
人事管理功能主要包括:員工資料管理,員工薪資管理,員工考勤管理,員工權限管理,部門機構管理,部門任命管理等等公司內部人事管理的所有功能,本子模塊將以底層視角反應員工得管理,包括職務和所屬性質都將按統一模式規劃,便于應用層定制模塊
6.日程安排
日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能,可分為個人日程,部門日程,主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示
7.公共信息管理
公共信息包含:公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能,主要是針對所有部門的一個共用系統,該系統可以采用傳統模式,如論壇可以采用BBS系統等,底層主要是統一規范,提供基本功能
8.會議管理
會議對于任何一個公司都是重要的,而會議的形式隨著網絡的發展也變得多樣化起來,除了傳統的會議,還有網絡會議,視頻會議等新型會議方式,使得相隔甚遠的人之間也可以有了當面交流的環境。對于相隔較遠的部門,如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網絡會議,因為這個即可以滿足網速,也可以滿流得需求。對于處于同一個大廈的各部門,建議使用視頻會議,因為加入多媒體的功能,可以使得會議氣氛跟貼近傳統會議的效果,而且交流也更人性化,同時也可以得到局域網網速得支持。
這功能子模塊都是OA系統得基礎,在此之上,我們可以創建更多的功能和輔助,可以使得OA的定制變得輕松而豐富。
五、總結