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第1篇

關(guān)鍵詞：高校檔案;精細(xì)化管理;實踐與探究

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個層次是個性化。這個概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動作用。信息化時代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個大環(huán)境中，對高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。

1高校檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理方法落后

在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒能引入相應(yīng)的檔案管理人才對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時效性的特點未能進(jìn)行及時的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時也難以在各個部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險。

1.2管理體制不夠完善

在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險。檔案整理不及時，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問題，還有一些檔案并未及時歸還等問題也是層出不窮。

1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲的環(huán)境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識，將重要的檔案資料和危險品放置在一起，對檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵

精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實施管理工作的時候，要堅持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯誤的交接問題；“嚴(yán)”，主要指的是對于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭取營造出一個最佳的檔案管理環(huán)境，對檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績進(jìn)行有效的營造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對管理態(tài)度、意識和理念的結(jié)合，強調(diào)在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實到管理的各個細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強調(diào)規(guī)則意識，任何一項操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。

3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

針對高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時候，主要可以從以下這幾個方面來進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時候，對于從各個省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號，然后再按照學(xué)生所報考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時間，注意歸檔中可能會涉及的問題。第二，在新生入學(xué)之后，各個院系要對學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號，來對檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯裝、未報到者、夾帶的問題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時進(jìn)行補齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會有一些新的資料需要歸檔，像入黨資料、出國資料、社會實踐活動資料、學(xué)籍變動情況以及相關(guān)的獎懲資料，這些內(nèi)容也要及時進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強聯(lián)系，對應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對照，確保畢業(yè)生的檔案信息無誤。對于那些休學(xué)、出國、退學(xué)的學(xué)籍異動情況，要將其檔案單獨抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說明，幫助學(xué)生對畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項進(jìn)行了解。

3.2在高校實物檔案管理中的應(yīng)用

在對學(xué)校的實物檔案進(jìn)行管理的時候，主要可以從以下幾個方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實物檔案管理制度，將實物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來。同時，根據(jù)相關(guān)的職校實物檔案管理制度，對各院系的檔案管理情況進(jìn)行點評，對于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個人，要進(jìn)行必要的獎勵。其次，要對專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們在精細(xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識，同時在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創(chuàng)造更多的條件來，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實物檔案管理要做到有規(guī)可循，對實物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號，一件一號，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對于那些不能裝盒的實物檔案，可以存放在檔案柜之中；對各類的實物要進(jìn)行拍照保管，同時將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來，完善整個檔案材料，確保它們之間能夠具備有機聯(lián)系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對實物檔案造成影響。一些貴重的實物檔案不能輕易對外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。

3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強的專業(yè)化和多樣化特點，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動中的多項環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來記性。在實際的操作管理過程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個資源庫，這樣更方便廣大師生對教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點來。

4結(jié)束語

精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對檔案管理工作進(jìn)行切實的提升。在實際的應(yīng)用過程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對檔案管理中存在的關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個體系，便實施運轉(zhuǎn)、完善一個體系，并牽動修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

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[2]安巖.淺論職校檔案的精細(xì)化管理[J].城建檔案,2012(12):73-74.

第2篇

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案工作;精細(xì)化;管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此，對企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細(xì)化、系統(tǒng)化，從業(yè)務(wù)工作、服務(wù)利用等方面推進(jìn)檔案工作流程化、規(guī)范化發(fā)展，才能跟上企業(yè)發(fā)展步伐，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

1．企業(yè)的檔案管理

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對于一個成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。企業(yè)檔案的原始憑證性，決定了檔案必須高質(zhì)量、高穩(wěn)定，特別是信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公的普遍應(yīng)用，這就要求要求從檔案形成伊始就必須精細(xì)地管理，做到落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，每一個管理者都要到位、盡職。工作要日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理。這樣，企業(yè)檔案工作才能提升工作質(zhì)量，才能體現(xiàn)企業(yè)管理的水平。

2.檔案精細(xì)化管理的機構(gòu)和隊伍建設(shè)

要適應(yīng)精細(xì)化管理的需要，首先要加強機構(gòu)和隊伍的建設(shè)。

(1)面對企業(yè)檔案的多樣化，企業(yè)檔案管理應(yīng)進(jìn)行合理的規(guī)劃和明細(xì)。企業(yè)要配備專門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案的工作。

(2)檔案的機構(gòu)設(shè)置。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的規(guī)模和本身的管理模式對檔案管理進(jìn)行分析，從而設(shè)置專門的檔案機構(gòu)。對于大型企業(yè)，應(yīng)該成立和設(shè)置適合企業(yè)本身的檔案館。一個企業(yè)的檔案管理模式，并不適用于所有企業(yè)，面對不同的模式，企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行研究，制定出適用于自身的企業(yè)檔案工作的管理模式，才能使檔案工作管理更加完善和全面。

(3)企業(yè)檔案管理人員的配備問題是很多企業(yè)值得思考的一個問題。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，所以對企業(yè)檔案管理人員如何選擇也就更值得研究。對于企業(yè)的研發(fā)、經(jīng)營和管理以及企業(yè)的重大項目，應(yīng)配備與其相關(guān)的專職的檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性。

3.檔案精細(xì)化管理的制度建設(shè)

企業(yè)的檔案管理部門，必須貫徹落實國家有關(guān)檔案工作的相關(guān)法規(guī)和方針政策，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，完善相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，制定詳細(xì)具體的、可操作性強的管理措施，將檔案管理納入相應(yīng)的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃之中，為檔案工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

(1)加強制度建設(shè)，構(gòu)建“制度健全、管理規(guī)范、利用方便”的檔案管理長效機制。

(2)建立檔案管理責(zé)任制。根據(jù)檔案管理要求，對檔案管理進(jìn)行定崗定責(zé)，建立“領(lǐng)導(dǎo)主抓、部門分管、專人負(fù)責(zé)、全員配合”的多層次檔案管理體系。

(3)健全檔案管理制度。制訂適合企業(yè)的《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等制度，逐項細(xì)化檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的操作要求。

(4)細(xì)化檔案管理工作流程。制訂《文件歸檔辦法》、《文件資料歸檔范圍和保管期限表》，建立檔案收集渠道，明確相關(guān)責(zé)任人。以此要求全體員工在經(jīng)營管理活動中積極介入檔案工作的日常工作，移交應(yīng)歸檔的文件資料，確保檔案管理合法、規(guī)范、有序。

(5)將歸檔工作納入企業(yè)的績效考核指標(biāo)。

4.檔案精細(xì)化管理的重點建設(shè)

企業(yè)檔案工作應(yīng)該滿足企業(yè)各項活動在信息和責(zé)任等方面的需求，為企業(yè)的管理提供有效和便利的服務(wù)。因此必須確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

(1)必須要采取相應(yīng)的手段和措施，確保企業(yè)檔案不受到任何威脅和破壞。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設(shè)施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案庫房建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

(2)在科技日益進(jìn)步和發(fā)展的今天，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了便利和快捷的代表，已普遍應(yīng)用到在企業(yè)檔案管理中。但因網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊或因計算機的壽命致使硬件損壞，將造成難以彌補的損失。所以，對計算機系統(tǒng)中的檔案信息必須用光盤或移動硬盤定期備份；企業(yè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)實施物理隔離或?qū)嵭芯钟蚓W(wǎng)管理。作為重要的憑證，紙質(zhì)檔案是電子文件無法代替的，白紙黑字無疑是最好的檔案保存方式，專門的檔案庫房和檔案館是企業(yè)保存檔案途徑的不二選擇。

5.檔案精細(xì)化管理的日常工作

企業(yè)檔案工作的日常管理業(yè)務(wù)，其內(nèi)容主要包括兩個方面,即檔案實體管理和檔案信息管理。應(yīng)加強日常管理，不斷改進(jìn)檔案工作。

5.1檔案實體管理

檔案實體管理,是指以檔案保管單位(卷、盒、件)為對象的管理工作,主要通過檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和移交等六個環(huán)節(jié)來完成;對于企業(yè)的檔案管理，其文件整理是檔案管理工作中必不可少的一部分，文件的整合是體現(xiàn)一個企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)將收集到的文件資料進(jìn)行分類、排列與編目，從而形成卷宗。古人有云“千里之行始于足下”，檔案整理工作亦是如此，只有從開始的點點滴滴做好，才會在以后慢慢累積的過程中不會感到檔案卷宗的冗雜和散亂，便于對檔案更好的整理。

檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理的時候，要認(rèn)真核對，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生；檢查的時侯，要核實檔案數(shù)目和種類，要認(rèn)真清點，杜絕任何錯誤的發(fā)生。

一個企業(yè)的檔案相當(dāng)于一個企業(yè)的歷史，企業(yè)成立時間越長，歷史就越長，檔案就越多，檔案保管人員就更應(yīng)該小心謹(jǐn)慎，防火防潮，定期進(jìn)行對檔案上灰塵的擦拭，確保檔案的完整和安全。對于因時間久遠(yuǎn)而破損和泛黃的紙張，檔案的管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的修復(fù)和抄寫，以確保檔案系統(tǒng)的完整。當(dāng)檔案保管人員進(jìn)行職位調(diào)整和交接的時候，雙方要認(rèn)真進(jìn)行手續(xù)交接，填寫交接表，清點檔案數(shù)量，確保檔案數(shù)目不會因為人員調(diào)度而出現(xiàn)混淆。

5.2檔案信息管理

檔案信息管理是以檔案所蘊含的內(nèi)容信息為對象的管理工作,是對檔案深層次的智能管理,其目的在于采取有效手段,開發(fā)檔案信息資源,充分發(fā)揮檔案的作用,主要通過檢索、編研和開發(fā)利用等三個環(huán)節(jié)來實現(xiàn)。

6.檔案精細(xì)化管理的改進(jìn)

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)部門作為企業(yè)的一個管理部門和基層單位，除了按其職責(zé)，做好日常工作，組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高員工的檔案法制意識，宣傳普及檔案知識外，還應(yīng)更細(xì)致地開展工作并加以進(jìn)一步改進(jìn)。

(1)關(guān)注公司重大業(yè)務(wù)，提前了解歸檔材料有關(guān)情況，提出檔案收集和相應(yīng)的文控管理建議。

(2)制定檔案移交工作流程，提前向移交方發(fā)送詳細(xì)、具體、可操作性強的歸檔要求，明確歸檔范圍、書寫材料、附件、移交目錄等各個工作步驟的質(zhì)量要求。

(3)制定檔案整理工作流程，明確組卷、裝訂、編目、信息化等各個工作步驟的質(zhì)量要求。

(4)主動溝通，跟蹤了解歸檔文件的形成情況和工程進(jìn)度等情況，針對具體問題給出指導(dǎo)意見。

(5)完善各項檔案規(guī)章制度。

(6)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，跟蹤統(tǒng)計利用效果，征求完善意見。

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)管理工作，作為企業(yè)精細(xì)化管理的重要組成部分，就一定要從企業(yè)對精細(xì)化工作的管理要求入手，結(jié)合企業(yè)自身特點，落實、推進(jìn)、持續(xù)完善精細(xì)化的制度、流程，使得企業(yè)檔案管理水平得到提高，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營打下穩(wěn)步前進(jìn)的基石。

【參考文獻(xiàn)】

［1］劉曉莉.企業(yè)管理制度與企業(yè)內(nèi)部規(guī)劃[J].關(guān)于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度的討論,2009:45-46.

［2］覃兆劌.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范.企業(yè)檔案究竟該怎樣分類和管理,2012:77-79.

［3］劉朝天.我們身邊的經(jīng)濟(jì)學(xué)2011.我國的經(jīng)濟(jì)體質(zhì)變革[J].企業(yè)的管理制度與監(jiān)督機制:78-79.

第3篇

【摘要】本文以基層單位檔案工作為研究對象，根據(jù)筆者的理解和工作經(jīng)驗，對如何做到管理精細(xì)化作出一番探究，并提出建設(shè)性意見供參考。

關(guān)鍵詞 基層單位；檔案工作；管理；精細(xì)化；問題；措施

基層單位，在過去很長的一段時間內(nèi)，其運行和管理工作都沒有得到外界的關(guān)注和重視，作為記錄基層單位工作和發(fā)展的主要文獻(xiàn)資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實意義和社會價值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項工作內(nèi)容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時俱進(jìn)的同時最大程度地做好各項工作，管理精細(xì)化或許就是解決這些問題的答案。

一、基層單位檔案工作管理存在的問題

檔案的管理，是一個單位、企業(yè)十分重要的一項工作，但是對于絕大多數(shù)單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴(yán)重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會、單位到員工對于檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進(jìn)行管理的工作；導(dǎo)致這一問題的原因有許多，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至每一個單位的職工都需要對自身的這種錯誤認(rèn)識以及信息的傳遞負(fù)責(zé)。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識不夠強；大家認(rèn)為檔案管理是可有可無的內(nèi)容，不到使用的時候基本不會接觸到，同時對檔案管理的相關(guān)方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對于檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容知識的培訓(xùn)機會也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實力都不夠，在信息更新上嚴(yán)重滯后，沒有專業(yè)的人才進(jìn)行具體的工作管理，也沒能做到與時俱進(jìn)，引入先進(jìn)的管理方法以及管理設(shè)備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴(yán)重的不標(biāo)準(zhǔn)、不到位等一系列的問題；專業(yè)人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業(yè)檔案工作管理認(rèn)識不足的同時也導(dǎo)致企業(yè)中每個職工對于檔案管理工作一知半解；而沒有統(tǒng)一的管理措施和管理體系機制則使得管理方式落后，年限久一點的檔案資料在保存的過程中發(fā)生丟失，給相關(guān)工作的展開帶來了巨大的影響。總而言之，基層單位檔案工作管理問題嚴(yán)重，發(fā)展以及改革勢在必行，任重道遠(yuǎn)。

二、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施

要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對基層單位檔案工作管理做出相應(yīng)的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細(xì)化管理的措施才能夠?qū)⒒鶎訂挝粰n案工作做好。首先，無論是基層社會、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實際行動上對單位檔案的管理工作提高重視以及關(guān)注度，投入更多的人力、物力和財力對本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內(nèi)容，而這項深入改革的措施則需要落到實處，如何才能做到讓全體員工和整個社會都對基層單位檔案工作能夠有一個更高的關(guān)注度呢。第一，我們需要改變對檔案管理工作的舊思想、過去式的認(rèn)識，從社會認(rèn)可度、崗位職稱、工作內(nèi)容重視度等方面給檔案管理工作一個更為輕松的環(huán)境；在保證外部環(huán)境相對寬松的同時，我們需要從內(nèi)在因素著手對基層單位檔案工作管理展開改革，在統(tǒng)一對基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎(chǔ)上，我們還需要在實際行動中有著強力的表現(xiàn)，這需要我們的單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個較為重要的位置上，自己帶頭學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識和技能，自己帶頭對單位檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，甚至在人數(shù)不多的單位中，可以采取輪班的方式對檔案工作進(jìn)行管理。其次，引入專業(yè)的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對單位的員工開設(shè)相關(guān)的講座以及學(xué)習(xí)的機會，讓職工對檔案管理工作以及檔案的認(rèn)識有一個更為系統(tǒng)、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發(fā)展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個可有可無、沒什么技術(shù)含量的工作，但是深入到具體的工作中會發(fā)現(xiàn)這是一個龐大的工作體系，包含了許多工作內(nèi)容，需要我們從點滴做起，從小事做起，構(gòu)建合理的管理方式和系統(tǒng)才能夠?qū)n案管理工作行之有效地一直延續(xù)下去。因此專業(yè)的技術(shù)人才對于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個職工了解和認(rèn)識檔案管理工作的實質(zhì)和內(nèi)容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關(guān)手續(xù)的辦理更為高效。同時，完善檔案管理的體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、計算機平臺等先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)。

三、基層單位檔案工作管理發(fā)展展望

基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發(fā)展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發(fā)展的角度來看，只要我們能夠從點滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至系統(tǒng)化并非癡人說夢。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應(yīng)該痛下決心進(jìn)行深層次的改革和完善，在改革的過程中應(yīng)該克服各個方面的困難和問題，努力將各項改革措施和手段執(zhí)行下去，推行開來。當(dāng)改革措施取得一定成效后，需根據(jù)具體的實際情況，對管理措施進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整，但工作不能夠半途而廢，而應(yīng)推行到底。只有這樣，發(fā)展之路才能走得更為長久；同時，對于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個適用性較為廣泛的管理體系和機制，推行一些管理效率和較為先進(jìn)的管理措施，讓各個基層單位在檔案工作管理中學(xué)習(xí)和參考，根據(jù)自身單位的自身具體情況，發(fā)展出符合自己單位實際情況和發(fā)展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。

四、結(jié)語

通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施以及基層單位檔案工作管理發(fā)展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發(fā)展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)，基于基層單位檔案有著十分重要的價值，改革的形勢更是刻不容緩，因此，在未來的發(fā)展過程中，我們需要從普及社會對檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。

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