檔案安全管理工作范文
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第1篇
中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2017） 04-0014-01
一、加強(qiáng)檔案管理工作安全的必然性
檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，從整體來(lái)說(shuō)，檔案是黨和國(guó)家活動(dòng)的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富；具體來(lái)看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。
無(wú)論是針對(duì)工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過(guò)程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來(lái)確保其完整和價(jià)值。因此，檔案管理工作的安全性問(wèn)題迫在眉睫。
二、檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.檔案管理人員的素質(zhì)不高
1.1 專(zhuān)業(yè)能力、鑒別能力不足
檔案管理是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。現(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、專(zhuān)業(yè)性不高，以其他部門(mén)轉(zhuǎn)崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人T嚴(yán)重缺乏。因此，在對(duì)檔案信息的鑒定與識(shí)別方面存在很大的問(wèn)題，有的檔案價(jià)值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價(jià)值具有潛在性，只有等待某一時(shí)機(jī)才能由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如果管理人員不能透過(guò)現(xiàn)象抓住本質(zhì)，深入分析檔案的隱含價(jià)值，那么極有可能導(dǎo)致一部分有價(jià)值的檔案流失。
1.2 錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)
在實(shí)際工作中，檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應(yīng)信息時(shí)代檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)。在過(guò)去的檔案工作中，曾經(jīng)有過(guò)重政治、輕業(yè)務(wù)、重宏觀(guān)、輕微觀(guān)以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿(mǎn)足社會(huì)需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒(méi)有與其專(zhuān)業(yè)貢獻(xiàn)直接掛鉤，這也導(dǎo)致其工作中凝聚力不強(qiáng)，協(xié)作力不夠，對(duì)檔案的安全性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。甚至在有些人看來(lái)，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫(kù)的雜活，既沒(méi)有技術(shù)性，也不需要投入過(guò)多精力，只要不出錯(cuò)就夠了。這種錯(cuò)誤的意識(shí)嚴(yán)重影響著檔案工作的進(jìn)行。
2.檔案管理安全措施不完善
2.1 保密工作不完善
信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類(lèi)、形式也越來(lái)越多。保存檔案的目的是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險(xiǎn)柜里，長(zhǎng)期禁錮起來(lái)不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國(guó)家以及各單位的機(jī)密。因此，保護(hù)重要機(jī)密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來(lái)的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買(mǎi)賣(mài)等問(wèn)題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會(huì)陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護(hù)工作的主要任務(wù)。
2.2 資金不足，保管設(shè)備落后
在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對(duì)檔案管理的安全意識(shí)不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來(lái)不受關(guān)注與重視。目前在檔案管理工作當(dāng)中有著許多亟待解決的問(wèn)題。由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案一直處于漸進(jìn)性的自毀過(guò)程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。
三、提高檔案管理的安全性措施
1.增強(qiáng)檔案工作者的工作水平
1.1 培養(yǎng)檔案人員的工作能力
新時(shí)期，檔案工作和檔案功能的發(fā)揮最終都落實(shí)在高素質(zhì)的檔案人員這個(gè)重要因素上。人是管理活動(dòng)中最積極、最活躍的因素，人才是編研成功與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。這就要求檔案工作在抓專(zhuān)業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)的同時(shí)要重點(diǎn)提高自身能力，建立一批高效的檔案管理隊(duì)伍。首先，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，利用各種方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)工作，提高檔案人員的學(xué)歷水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)。第二，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法。一個(gè)檔案工作者應(yīng)有較高的文化素質(zhì)，較強(qiáng)的研究能力，才能對(duì)素材正確理解，綜合分析，系統(tǒng)整理，做出準(zhǔn)確的價(jià)值鑒定，生產(chǎn)出精品。第三，檔案人員要不斷拓寬視野、豐富知識(shí)。在社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，對(duì)檔案的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。因此檔案人員要努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理念、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
第2篇
檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)和社會(huì)組織機(jī)構(gòu)都是非常重要的，檔案可以記錄在生產(chǎn)和各項(xiàng)活動(dòng)中重要的有價(jià)值的信息，同時(shí)對(duì)于一些可貴的經(jīng)驗(yàn)也是一種保存方式，所以檔案管理工作是占據(jù)著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒(méi)有進(jìn)行很好的管理，就會(huì)對(duì)工作造成嚴(yán)重的耽誤。為了促進(jìn)工作和活動(dòng)的高效率的進(jìn)行和加強(qiáng)結(jié)果的真實(shí)可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。
1.檔案安全管理中存在的問(wèn)題
1.1檔案本身的保管不當(dāng)
在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會(huì)造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發(fā)生損毀。在實(shí)際的管理中，在檔案的管理柜中，經(jīng)常會(huì)放一些雜物，這會(huì)導(dǎo)致檔案放置過(guò)于混亂。一些檔案柜的日常維護(hù)管理工作不當(dāng)，比如在防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時(shí)檔案的管理人員在下班后將門(mén)窗開(kāi)著，如果遇到雷雨天氣對(duì)檔案的損害是一大隱患。對(duì)檔案柜里的溫度也沒(méi)有進(jìn)行定期檢測(cè)。這些都是檔案本身的保管不當(dāng)給檔案保管安全性帶來(lái)的威脅。
1.2檔案信息管理的保管不當(dāng)
在進(jìn)行檔案的安全保管工作時(shí)，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會(huì)對(duì)一些檔案的信息的分類(lèi)、排列和編號(hào)等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢(xún)。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時(shí)沒(méi)有進(jìn)行定期的檢查和管理，就會(huì)造成這些資料的發(fā)黃和發(fā)霉后都沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的處理。對(duì)于聲音和錄像這一類(lèi)的檔案要及時(shí)準(zhǔn)確的復(fù)制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無(wú)法挽救。
1.3檔案安全保管的硬件條件不夠
檔案在進(jìn)行安全保管時(shí)，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展存在不均衡的現(xiàn)象，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)比較富裕的地區(qū)，一般是有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，在檔案保護(hù)的設(shè)施方面做得也比較好。但是在經(jīng)濟(jì)條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會(huì)使得檔案的安全管理得不到保證。
2.加強(qiáng)檔案安全管理的措施
2.1完善檔案安全管理制度體系
在加強(qiáng)檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對(duì)安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績(jī)效的考核中。在進(jìn)行檔案安全時(shí)，要制定具體的制度并且不斷進(jìn)行完善，將檔案的安全管理和個(gè)人的責(zé)任制聯(lián)系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，具體有針對(duì)性的做好相應(yīng)的制度管理。對(duì)具體的檔案管理人員，要有具體的制度進(jìn)行定期的安全性的檢查，這樣確保可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，促進(jìn)檔案安全管理工作可以更高效的進(jìn)行。
2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力
對(duì)于檔案管理人員，其主要的工作任務(wù)就是要保護(hù)的檔案的安全性和完整性。在進(jìn)行檔案安全管理時(shí)，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒(méi)有被損壞。如果有發(fā)現(xiàn)檔案的損害，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對(duì)檔案進(jìn)行安全備份，集中對(duì)檔案進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案雜亂的現(xiàn)象，所以對(duì)于檔案管理人員而言，這是一項(xiàng)重要且需要有責(zé)任心和認(rèn)真的態(tài)度的工作。因此，對(duì)于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質(zhì)和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責(zé)任心，秉承著對(duì)人們認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度全心全意的為人民進(jìn)行服務(wù)，對(duì)于這份工作也要有強(qiáng)烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對(duì)保管的檔案需要熟悉其內(nèi)容和知道檔案管理的相關(guān)法律，這樣都是能力的體現(xiàn)。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識(shí)，這樣可以對(duì)于工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行主動(dòng)地分析得出解決的方案，這對(duì)于靈活的進(jìn)行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀(guān)察的能力，能很好的處理觀(guān)察工作中遇到的問(wèn)題，管理人員具有較高的素質(zhì)，才能工作中可能出現(xiàn)的不合規(guī)定的行為反映給上級(jí)，這樣以保證檔案的安全性。
2.3加強(qiáng)檔案管理工作的保密性
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各種高新技術(shù)不斷的出現(xiàn)，但是對(duì)于檔案保管的安全性也構(gòu)成了威脅。在信息化的社會(huì)，檔案在社會(huì)的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，所以對(duì)于涉及保密工作的檔案的保管也是需要進(jìn)行加強(qiáng)的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對(duì)于檔案安全管理，不僅要做到檔案實(shí)體的安全保管，同時(shí)對(duì)于保密性的管理也非常重要。為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對(duì)出入庫(kù)內(nèi)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的清點(diǎn)檢查，這樣可以保證做到不泄密。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網(wǎng)絡(luò)化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對(duì)于數(shù)字化的檔案庫(kù)要進(jìn)行設(shè)立系統(tǒng)的防火墻，只有擁有對(duì)的密碼才可以進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，安裝保密隔離卡和建立備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)都是必不可少的安全管理工作。
2.4提高檔案庫(kù)房的安全性
有些地方的檔案管理所用的檔案庫(kù)房是臨時(shí)的庫(kù)房或者是廢棄的廠(chǎng)房，但是這些地方?jīng)]有很好的防火防盜的設(shè)備，所以對(duì)于檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫(kù)房的安全性，在庫(kù)房中必須具有防火防盜的設(shè)備、測(cè)量溫度的裝置和防蟲(chóng)的一些藥物。同時(shí)對(duì)于檔案庫(kù)房要經(jīng)常的進(jìn)行維護(hù)，平時(shí)要定期進(jìn)行庫(kù)房?jī)?nèi)部的溫度和濕度的檢查，對(duì)防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的線(xiàn)路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災(zāi)的發(fā)生。
第3篇
1、提升檔案管理人員素質(zhì)
提升檔案管理人員素質(zhì)是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質(zhì)的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識(shí)的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具備較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)提高了檔案管理人員對(duì)檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類(lèi)檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯(cuò)誤的思想觀(guān)點(diǎn)，不斷提高自身的安全意識(shí)。檔案管理工作具有服務(wù)性特征，檔案管理人員除了具備優(yōu)良的工作作風(fēng)之外，還要不斷增強(qiáng)安全意識(shí)和法律意識(shí)，有效降低由于操作不規(guī)范而造成檔案管理信息嚴(yán)重外漏現(xiàn)象的發(fā)生，避免造成不必要的損失。
2、加強(qiáng)檔案的安全管理
加強(qiáng)檔案的安全管理是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理工作的重要舉措。在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強(qiáng)這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。
2.1加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的安全管理
在檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中，工作人員通常需要對(duì)于一些具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集與整理形成紙質(zhì)檔案，上交檔案館進(jìn)行管理，檔案管理人員對(duì)于上交的紙質(zhì)檔案要不斷加強(qiáng)安全管理，切實(shí)保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調(diào)歸卷制度和檔案、人員出入庫(kù)制度，有效地規(guī)范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時(shí)對(duì)檔案館的紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對(duì)檢查，檢查登記賬目與實(shí)際檔案是否有出入，同時(shí)對(duì)于由于各種原因造成受損的紙質(zhì)檔案，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等補(bǔ)救措施。另外，檔案管理人員根據(jù)檔案材質(zhì)的不同進(jìn)行分類(lèi)存放，對(duì)于特殊的檔案要運(yùn)用符合其特性的器具進(jìn)行保存，對(duì)于珍貴的檔案在平時(shí)使用時(shí)要用復(fù)制品，而對(duì)于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理。
2.2加強(qiáng)電子檔案的安全管理
電子檔案是相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言的，是檔案管理工作發(fā)展到信息化時(shí)代的重要產(chǎn)物，是檔案管理人員把檔案信息放在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中進(jìn)行儲(chǔ)存，并主要依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要不斷加強(qiáng)電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過(guò)程中實(shí)行安全管理，采用科學(xué)的歸檔制度，在歸檔時(shí)要運(yùn)用統(tǒng)一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過(guò)程中實(shí)行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，詳細(xì)記錄和保存電子檔案的軟件升級(jí)和更新?tīng)顩r，適時(shí)轉(zhuǎn)換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動(dòng)。
另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關(guān)的辦公系統(tǒng)中，采用設(shè)置權(quán)限、登錄密碼、借閱期限、密級(jí)程度等措施，對(duì)于查閱文件的內(nèi)容要設(shè)為PDF格式，防止文件內(nèi)容被隨便復(fù)制，同時(shí)要注意安裝并定時(shí)更新防毒軟件。而對(duì)于儲(chǔ)存在軟盤(pán)、磁盤(pán)的電子檔案也要做好安全防護(hù)措施，從而保證電子檔案信息的安全。
3、完善檔案安全管理制度
完善檔案安全管理制度是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要保障。當(dāng)前許多檔案館并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規(guī)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要緊跟時(shí)代的步伐，努力建立一套符合時(shí)展需要的檔案安全管理制度，對(duì)于檔案管理的具體職責(zé)、要求內(nèi)容等方面進(jìn)行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進(jìn)行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對(duì)于文件材料的查閱權(quán)限、審批手續(xù)以及查閱要求等方面做出具體規(guī)定，從而有效提高歸檔質(zhì)量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對(duì)于檔案的形成者、管理者以及利用者應(yīng)該承擔(dān)的保密責(zé)任提出具體要求，同時(shí)明確規(guī)定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時(shí)對(duì)于檔案進(jìn)出庫(kù)房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫(kù)房管理制度等各項(xiàng)透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實(shí)施。
4、構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)
保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運(yùn)行主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在物理安全問(wèn)題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴(yán)重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的保密系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠安全連接，網(wǎng)絡(luò)信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復(fù)備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時(shí)，對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)；另外，要在檔案館內(nèi)安裝監(jiān)控、報(bào)警等基礎(chǔ)設(shè)施，不斷加強(qiáng)檔案信息的安全技術(shù)防范管理。同時(shí)，要注意對(duì)檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行定期檢查、維修和更新工作，并且要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防病毒軟件進(jìn)行適時(shí)更新和升級(jí)，不斷提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，從而進(jìn)一步提高運(yùn)行環(huán)境的安全性。
