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第1篇

關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實(shí)際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實(shí),避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時(shí)更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學(xué)的依據(jù)。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上對檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價(jià)值,對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)化、即時(shí)性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。

2.加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺來實(shí)現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí),應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實(shí)現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計(jì)算機(jī)對文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識,以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計(jì)算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對計(jì)算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結(jié)束語

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會生產(chǎn)及生活的各個(gè)領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻(xiàn):

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

[2]都小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究田.辦公室業(yè)務(wù),2012.11(15):142一143.

第2篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；信息化；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著醫(yī)院辦公信息化的日益完善，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，突出人事檔案管理的專業(yè)化、個(gè)性化，服務(wù)醫(yī)院人力資源管理戰(zhàn)略，是醫(yī)院人事檔案管理工作健康發(fā)展的基石。人事檔案信息化建設(shè)對人力資源管理起到舉足輕重的作用，必須做好科學(xué)管理，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用。醫(yī)院人事工作的開展及醫(yī)院的發(fā)展都跟檔案管理人員素質(zhì)的高低密切聯(lián)系。因而，要配備專職檔案管理人員，將檔案人員培養(yǎng)計(jì)劃歸入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高專業(yè)文化素質(zhì)，以醫(yī)院為例，如果檔案管理人員來自臨床一線，本身具備豐富的醫(yī)學(xué)知識，又具備相應(yīng)的公文知識和寫作能力，再通過不斷的學(xué)習(xí)新知識，在實(shí)踐中，定能全面把握科學(xué)管理檔案的綜合技能，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和發(fā)展。檔案管理人員的管理水平和利用效率同樣重要，責(zé)任心、紀(jì)律觀念和原則性更是缺一不可。

一、信息化管理的優(yōu)越性

1.1 能夠提高工作效率

由于信息化的人事檔案能夠隨時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，并且能夠及時(shí)對個(gè)人信息進(jìn)行修改，因此可以改變傳統(tǒng)檔案管理中的檔實(shí)不符、有人無檔、有檔無人等情況，使人事檔案信息的時(shí)效性得以保持，使其工作效率得到大大提高。

1.2 容易保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程中容易發(fā)生丟失、破損等現(xiàn)象，其保存的壽命也較短，而信息化的人事檔案在電腦或者光盤以及其他媒介中保存，能夠保證資料的完好無損，也有著較長的保存時(shí)間。

1.3 資料儲存較為全面

一般來說，信息化的存儲介質(zhì)有著非常大的存儲空間，因此人事檔案在建立之時(shí)能夠更全面的覆蓋職工的個(gè)人信息，不受到介質(zhì)內(nèi)容以及存儲空間的約束。這樣能夠使資料信息更加全面，也提高了人事檔案的有效性[3]。

1.4 降低人事檔案材料管理成本

人事檔案材料實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數(shù)減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統(tǒng)檔案管理硬件設(shè)施除專用庫房以外，需設(shè)立專職檔案管理人員。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，現(xiàn)有管理人員足可以兼任，除數(shù)據(jù)錄入和升級外，不需要單獨(dú)設(shè)立機(jī)構(gòu)及人員，管理成本和資源大大降低。

1.5 提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度

干部選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產(chǎn)生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度[2]。

1.6 實(shí)現(xiàn)了人事資源的共享

加強(qiáng)與社會各方面的橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為社會各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務(wù)，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

二、人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)對策

2.1 建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

人事檔案管理的信息化，首先應(yīng)該建立相應(yīng)的管理數(shù)據(jù)庫，將日常的人事檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，如檔案資料的接受、查詢、復(fù)制、借用、刪除、轉(zhuǎn)出、統(tǒng)計(jì)等工作。檔案的管理者能夠通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來對其中數(shù)據(jù)資料繼續(xù)擰管理和維護(hù)等工作。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立能夠?qū)⑨t(yī)院人事檔案的業(yè)務(wù)管理和數(shù)據(jù)處理在同一個(gè)辦公平臺之上進(jìn)行集成，使檔案管理工作從紙質(zhì)媒體向電子化的載體擴(kuò)展。從根本上使人才資源信息的存儲和管理方式得到改變[1]。

2.2 接收有關(guān)檔案材料

對檔案材料進(jìn)行收集，并做好原有檔案的接收工作，是人事檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)。管理人員應(yīng)該即使做好材料的歸檔工作，將材料的接收時(shí)間、內(nèi)容、送交和接收人等進(jìn)行記錄，保證材料的接收工作能夠有序規(guī)范。另外，在原有檔案的接受過程中，會有大量的信息錄入計(jì)算機(jī)的工作，為了保證數(shù)據(jù)的正確性，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)該由專人進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢查核對。

2.3 建立動態(tài)的分類數(shù)據(jù)庫

建立動態(tài)的數(shù)據(jù)庫，是人事檔案管理信息化的主要工作。一般來說，數(shù)據(jù)庫中人事數(shù)據(jù)的來源應(yīng)該主要包括三個(gè)部分。首先是在檔案管理過程中編制的數(shù)據(jù)，比如醫(yī)院職工的個(gè)人基本情況，包括職工的姓名、入職時(shí)間、職務(wù)、工資信息等，這些信息數(shù)據(jù)根據(jù)職工編號來分別向數(shù)據(jù)庫中錄入。此類信息有著檢索較為方便的特點(diǎn)，并能夠進(jìn)行各種方式的統(tǒng)計(jì)。其次是各類電子檔案信息，隨著我國全面實(shí)施電子政務(wù)，在人事檔案中各種電子檔案也日益增多，比如電子文件、電子表格、多媒體文件等。最后是各種數(shù)字化的檔案，即對于檔案中的紙質(zhì)材料，使用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備做數(shù)字化的處理而得到的檔案信息。這部分檔案能夠使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢，這樣就避免了對原件的頻繁查詢使用，延長了檔案原件的使用壽命。在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)中，對于不同類別的信息應(yīng)該設(shè)置不同的保密級別，在使用中，針對不同權(quán)限的用戶開放不同級別的信息。

2.4 完善網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制

由于人事檔案關(guān)系到了醫(yī)院和員工個(gè)人的機(jī)密和隱私，因此在信息化管理中，其網(wǎng)絡(luò)安全性是非常重要的環(huán)節(jié)之一。一般來說，在人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，應(yīng)該保證其真實(shí)性、安全性和保密性。首先為了確保系統(tǒng)發(fā)送和接收信息的真實(shí)性，應(yīng)該采用數(shù)字簽名的方法。各個(gè)部分在發(fā)送文件之時(shí)應(yīng)該在其上進(jìn)行數(shù)字簽名，然后接收方使用某種規(guī)范化的程序，來進(jìn)行簽名身份的鑒定。數(shù)字簽名能夠保證文件沒有發(fā)生篡改和頂替，能夠確保信息的真實(shí)性。其次，為了保證用戶訪問中的安全性，應(yīng)該對用戶的使用權(quán)限進(jìn)行一定的限制，使用戶只能在權(quán)限允許的范圍之內(nèi)進(jìn)行操作。采用數(shù)據(jù)和用戶分類、用戶的審計(jì)，并且配合防火墻技術(shù)，來管理用戶對數(shù)據(jù)庫的訪問操作。最后，為了保證信息傳遞過程中的保密性，防止信息被修改和竊聽，應(yīng)該使用各種方法對發(fā)送的信息進(jìn)行加密。

2.5 培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理工作需要高素質(zhì)，復(fù)合型人才，具備良好的個(gè)人素質(zhì)、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，在工作中具有較強(qiáng)的適應(yīng)性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實(shí)際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路。

三、總結(jié)

醫(yī)院的人事檔案管理工作，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，使用現(xiàn)代化的理論和信息化的方法，來進(jìn)行動態(tài)化的管理。并且應(yīng)該配備專門的設(shè)備和人員，對其利用價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作的提高提供有效的信息，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供有力的決策保障?？傊?，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，對醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，切實(shí)做好人事檔案信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張鳳娟。 醫(yī)院人事檔案的信息化[J]。 當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013,(13)。

第3篇

一、人事檔案管理中存在的問題

人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1、領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。

管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。

管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。

管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

2、人事檔案保密性不強(qiáng)

根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3、人事檔案存在弄虛作假

人事檔案的生命在于其真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁偲篙^高級領(lǐng)導(dǎo)職位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。

4、人事檔案材料不完整

人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)對材料鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

干部職工對人事檔案認(rèn)識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中，認(rèn)為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。

5、管理制度落后于人事制度改革

隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來不便。

二、人事檔案管理的信息化是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求

隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無法與現(xiàn)代人事信息的變動保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識淡??；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)

1、提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動，要認(rèn)識到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的意識，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。

2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入

俗話說物質(zhì)決定意識。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎(chǔ)，又離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。此外，單位或部門還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。

3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。

4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”

通過實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應(yīng)對檔案資料規(guī)整分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達(dá)到其目的。