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第1篇

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；信息

一、引言

在科技這一因素的進(jìn)步與發(fā)展之下，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲(chǔ)的時(shí)間較久，但也存在不方便、耗時(shí)耗力等方面的缺點(diǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會(huì)存在諸多弊端，這時(shí)候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會(huì)中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動(dòng)發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會(huì)這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價(jià)值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室，分門別類的安置在有序號(hào)的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對(duì)保存環(huán)境有相對(duì)較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢(shì)必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲(chǔ)密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會(huì)給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對(duì)這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲(chǔ)和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報(bào)，2004.

[2]常秀英.對(duì)電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考，太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004.

第2篇

關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化、簡(jiǎn)單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來適應(yīng)這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識(shí)

首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫中增添、改動(dòng)、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。

其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對(duì)接收的每塊磁盤都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級(jí)起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真?zhèn)涡浴榱舜_保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢(shì)在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對(duì)接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測(cè)，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動(dòng)化模塊，將收集工作延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件編寫簡(jiǎn)要說明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對(duì)電子文件要指定專門機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認(rèn)真做好如下幾項(xiàng)工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個(gè)適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應(yīng)達(dá)到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體中，所以在以后利用時(shí)，還必須依賴于電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個(gè)很復(fù)雜的過程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法有差異的特點(diǎn)。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對(duì)其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對(duì)電子檔案載體經(jīng)常進(jìn)行有效檢驗(yàn)與維護(hù)。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。

第3篇

在紙質(zhì)檔案長期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用方法，積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案和機(jī)讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術(shù)和方法也需做相應(yīng)改變。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)分析如何做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲(chǔ)存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性，總結(jié)如下：

1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計(jì)算機(jī)解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣使用人人可以直接讀出的文字進(jìn)行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無法直接讀出，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R(shí)讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。

2.電子檔案存儲(chǔ)密度極高，所需存儲(chǔ)空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲(chǔ)存536870912個(gè)漢字，如果一本紙質(zhì)書是10萬字，那么1G大約相當(dāng)于5400本書。據(jù)某公司的存儲(chǔ)產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)報(bào)告，預(yù)計(jì)到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達(dá)到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲(chǔ)空間。

3.便于復(fù)制和共享 電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他介質(zhì)進(jìn)行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。

二、電子檔案的管理方法

傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)一般分為六個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，只在具體方法上有所不同。

1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價(jià)值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號(hào)。（2）在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào)，組織建立數(shù)據(jù)庫。需注意的是，在收集過程中應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)浞荩⒃凇半娮游募怯洷怼敝械怯洠⒘舸婕垙埓蛴〖?/p>

2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因?yàn)殡娮游募柚谟?jì)算機(jī)，可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進(jìn)行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進(jìn)行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網(wǎng)絡(luò)歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問題。總之，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個(gè)方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對(duì)光盤等的破壞；（4）遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和電場(chǎng)，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動(dòng)；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒。總之電子檔案進(jìn)入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護(hù)和檢測(cè)，并適當(dāng)進(jìn)行備份。第二，維護(hù)所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個(gè)重要方面是防止信息被竊，維護(hù)信息安全，一是密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)和更新，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；二是加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴(yán)格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測(cè)，不同的是在判斷過程中要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。此外，還需要對(duì)文件進(jìn)行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。

5.檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過程。電子檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。（3）對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計(jì)分析。主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。

6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：（1）對(duì)用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)登錄，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級(jí)別和開放程度。（2）對(duì)檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲(chǔ)模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級(jí)別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級(jí)，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

三、電子檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)

從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點(diǎn)，也是管理的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為應(yīng)從環(huán)境、設(shè)備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識(shí)，既要提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，也要增強(qiáng)工作責(zé)任心和保密意識(shí)；其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范；再次，營造良好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境。只有從各方面加強(qiáng)安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。

電子檔案管理的另一難點(diǎn)問題是電子文件的技術(shù)鑒定，只有通過對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運(yùn)用多方面的知識(shí)，這對(duì)檔案管理人員提出了考驗(yàn)。