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第1篇

現代化檔案數字化管理的特征主要表現為：①以網絡化為基礎的特征。檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。②數字化管理模式的特征。對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應用檔案信息。采用數字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案數字化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案數字化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

2現代檔案數字化管理存在的主要問題

結合筆者實踐工作經驗，認為現代檔案數字化管理存在的問題主要有：①檔案數字化建設缺乏有力的支持。a.缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數字化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數字化建設。b.硬件環境問題。我國當前檔案館所開發的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案數字化建設對硬件設備的要求。②檔案數字化建設缺乏統一的標準與規范。片面重視高檔的計算機系統以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規范化與標準化建設，這是當前我國檔案數字化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案數字化建設中的資金投入，還沒能體現出檔案數字化的服務功能。

3加強現代檔案數字化管理的措施

（1）建立健全現代檔案數字化管理制度。①現代檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。②樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學利用相關資源。①保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。檔案資源數字化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此需要避免資源遺漏現象的出現。②統一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會的快速發展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數字化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強化現代檔案數字化管理標準化建設。現代檔案管理數字建設并不是一項容易的工作，其涉及的環節諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案數字化管理系統進行科學合理的構建。

4結束語

綜上所述，長期以來，檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發展，現代檔案數字化管理已成為必然的趨勢。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責任公司

參考文獻

[1]鄒薇.新常態下談事業單位檔案的數字化管理[J].卷宗，2016（05）.

第2篇

【關鍵詞】檔案；數字化；管理

如今電子信息飛速發展，計算機、互聯網、智能手機在改變人們工作方式的同時也在改變著傳統檔案管理方式，隨之檔案的數字化管理模式普遍發展起來，所以本文就將對檔案數字化管理進行簡單的闡述，供參考。

一、檔案數字化管理的特點

一是占用空間小、儲藏信息量大。檔案數字化管理運用先進的數字存儲技術將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉化為計算機能夠識別的數據，通過計算機等電子設備展現給用戶，占據空間很小的數據庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質文檔一統天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統檔案館望塵莫及，同時，全球互聯的網絡技術實現了信息共享，用戶通過數字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網上檔案館，更是網上文化和信息交流中心；二是實現了管理模式自動化。通過設計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數字化檔案館將傳統檔案館實現了高智能的技術型管理，而相關的工作人員主要任務也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發為主，更有利于促進檔案館信息資源的全面化和服務優質化；三是查詢資料更加快捷，使用數字化檔案館，短時間內就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數據終端，比如一臺電腦，在操作系統中輸入檔案資料或信息的關鍵字就能立刻查詢到數據庫中存儲的相關信息，更重要的是，檔案數字化管理通過網絡將信息自動呈現在讀者面前，免去專門跑傳統檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設的數字化檔案館通過網絡的互聯互通，實現了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數字化檔案管理的重要意義

隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業開始對檔案管理的工作效率進行關注，只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義，具體表現在三個方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔。現代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規劃，促進信息的暢通無阻；二是計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換，同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以將大量的信息結構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成，關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平，總之，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。

三、檔案數字化管理需要注意的問題

1、加大投資，奠好檔案數字化的工作的根基。面對新事物，覺悟是基礎，落實才是關鍵，所以各部門領導要高瞻遠矚，對檔案的數字化給予充分的重視，并有計劃、穩妥的進行設備的更新，如在計算機的硬件設施、軟件更新、安全設備上更新等，至于軟件的開發，則應由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關檔案數字化管理的軟件，進而加速檔案數字化管理的進程。

2、重視培養專業技術人員。檔案數字化管理需要一大批熟練掌握計算機、互聯網技術的專業技術人員，所以要高度重視專業技術人員培訓工作，更新知識，更新技術，更新觀念，在數字攝影技術、掃描技術、數據庫技術、OCR技術、多媒體技術和數字存儲等項技術領域要進行重點培訓，進而讓專業技術人員熟練掌握各種設備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數據庫工作原理和應用。熟練進行檔案數字化管理技術，為檔案管理創新改革提供強有力的技術支撐。

3、加強對檔案工作者的培養與培訓。一方面要徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用；一方面要加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展；一方面要強化檔案工作者訓練，加強培訓。對檔案工作者要分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，同時還要突出時代應用知識教育，對檔案工作者進行市場經濟理論、法律等知識系統的教育培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

4、確保數字化檔案管理數據安全。數據安全問題一直是困擾計算機、互聯網領域的一大難題，天災、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數據損毀，所以在數字化檔案管理工作中一定要加強防范，確保萬無一失。

5、實現檔案館資源共享。為避免重復化建設，節約數字化檔案館建設成本，我們要最大限度地實現資源共享，應按區域、按類別采用聯合采購、聯合存貯、聯合編目、聯合建庫、聯機檢索等手段，實現不同地區間數字化檔案館的資源共享，更好地服務大眾。

綜上所述，本文主要對檔案數字化管理的定義、特點、意義及需要注意的問題進行了論述，希望能對大家以后的工作有所幫助。

參考文獻：

第3篇

[關鍵詞]檔案管理 數字化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數字化管理的必然性

首先，檔案數字化是時展的必然。計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現數字化存儲。通過網絡互通，實現共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數字化檔案。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如數字化檔案節省占地空間，查閱方便，節約了保管費用，避免了人力浪費。數字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數字化檔案的興起，檔案管理數字化必然應運而生。檔案管理數字化是發展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統檔案資源數字化的過程中，必將能夠發現檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數字化管理的內容

數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，對于確保數字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數據庫建設。人才建設指專業人才，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。

三、檔案管理數字化要把握的環節

我國的檔案管理數字化建設剛剛發展，其中有需要改善的環節，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費

電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數字化再傳播和保存外，后續檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。

（二）提高數字化檔案利用率

數字化檔案具有非常方便快捷的優勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數字化檔案的利用率，使之充分發揮作用。但現實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉變為數字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變為知識技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發放給檔案形成單位，實現雙方的銜接。