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第1篇

[關鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風險；應對措施

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01

1 電力物資采購合同風險的分析

電力物資采購合同管理的各個環節都存在風險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。

2 電力物資采購合同風險的應對措施

2.1 構建完善的電力物資采購合同管理內控制度

第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設置和相關人員的職責進行界定，在組建內部組織機構時考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務分離，即授權與執行分離、執行與審核分離、執行與記錄分離等；另一方面是組織機構相互牽制，即部門在授權范圍內職權不受外界干預、合同需經不同部門會簽并保證在有關部門進行相互檢杳等。

第二，電力物資采購合同管理的授權批準控制。在電力物資采購活動發生前，電力公司要根據相關標準和規定，對相關部門及人員處理業務的權限進行控制，對采購合同的合法性及合規性進行審批，從而確保各項活動的發生都經過正當授權，促使合同管理活動的合法及有效。

第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關人員素質考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務相適應（包括主管機構及人員、合同承辦及管理人員、相關法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。

2.2 發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善

第一，制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法，對合同管理工作的合法性、規范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關的內控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監督過程中，電力公司要高效執行合同管理審計監督辦法，結合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發現合同條款中存在的不嚴密、不規范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據。

第二，事前、事中和事后審計的緊密結合。內部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質、合同簽訂、合同履行、合同終結等環節進行全過程的審計監督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。

第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。

2.3 構建閉環式的電力物資采購合同管理

電力物資采購合同管理屬于動態管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環境之中。為此電力公司要根據在內部審計及日常工作中發現的問題，根據電力物資采購合同管理及內控管理的相關對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執行、合同變更、合同付款、合同結算、合同履行、合同歸檔分析等納入統一管理，建立嚴謹完善的合同管理業務流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責明確，合同管理相關的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執行、統計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態，從而切實提高電力物資采購合同管理的規范性和效率。

2.4 其他措施

第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產工期和質量標準等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產進度、質量以及付款狀況進行認真系統的積累和管理，遇到有糾紛發生的情況，也可以在協商不能解決的條件下，為準確及時運用法律解決問題提供證據材料。

第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質。一方面，電力物資管理部門應定期聘請相關法律人員、財務人員及電力技術人員等舉辦諸如合同法規、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門的相關領導及合同經辦人員進行重點培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進各級管理人員增強風險意識，才能有效防范電力物資采購合同風險）；另一方面，電力公司要通過重點培訓以及培養，造就一支具備相應專業背景，熟悉電力物資采購合同管理環節、掌握企業管理流程、具備合同相關管理知識的合同管理和合同經辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關知識的培訓，促進合同管理和合同經辦人員隊伍的相對穩定性，防止合同管理及經辦人員隨時指派的情況發生。

3 結語

市場經濟條件下加強電力物資采購合同的風險應對，對于電力公司防范經濟風險、促進自身的法制化、科學化及規范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構建完善的電力物資采購合同管理內控制度、發揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善、構建閉環式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發生的各種風險，切實提高自身的風險控制和管理能力。

參考文獻

[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風險管理研究[J].經濟視野，2013（24）.

[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.

第2篇

關鍵詞：旅行社；采購；內部控制；管理

一、實施采購業務內部控制的作用與意義

旅行社內部控制制度是以旅游服務企業流程管理的方式控制企業風險，與風險管理的手段不同，但目標都是為了實現風險管理。對于旅游服務行業來講，采購成本是經營成本中占比最大、最重要的一部分，與制造業、商業企業區別最大的一點在于，其采購的成本是服務，且這種服務具有很強的時效性，如果采購的內容有所偏差或無法在有效的時間內完成銷售，轉化為相應的收入，就會形成損失，這種無相應收入的成本支出會極大影響毛利率，降低企業經營收益，因此，在采購環節對采購業務的有效控制和監督成為旅游行業企業成敗的關鍵因素之一。加強旅游企業各項采購成本的有效控制，對于保證企業資本的有效運行和保護投資者的利潤最大化，具有重大意義。

二、采購業務的內控流程及管理要點

（一）采購業務流程設計

科學的業務流程及順暢的運行模式是保證采購業務良好、規范運行的關鍵，同時，它對企業的風險評估、信息溝通及各項監督行為都起到重要的作用。企業應根據實際情況及業務模式來設計采購業務流程：

首先，由各需求部門提出全年采購需求，采購管理部門根據歷史數據參考價格變化趨勢結合需求量編制全年采購預算。預算需充分考慮年度項目計劃、銷售季節性高峰、旅游變化趨勢及業務增長點，盡量使預算具備全局性、可行性、可控性的特點。

其次，采購管理部門按照采購計劃經過供應商篩選、價格談判等環節與各大供應商制訂年度合作計劃或簽訂批量采購協議、大項目合作或意向協議等，將采購預算進一步落實。

再次，在采購預算完成后，即進入預算實施階段，對于采購預算內的常規業務，由需求部門按照旅游團組業務發生的實際情況，向采購操作部門提出具體需求，具體到采購項目、人數、時間、路線等，由采購操作部門在ERP系統完成訂單申請、付款申請、訂單確認，團組回團后進行應付賬款的申請結算等一系列工作。

如因業務特殊需要，預算內供應商及計劃量無法滿足的，需單獨詢價采購。由采購管理部完成供應商篩選、詢價、按條件擇優確認訂單。采購操作部門按照已確認訂單情況提交《預算外采購申請》，并在ERP系統中進行采購訂單的一系列操作。

最后，由財務部門根據ERP訂單數據及相應的付款情況完成團組各項預付、應付賬款處理、成本結算，定期進行毛利率分析及出具績效考核數據等后期工作。

采購業務流程圖見圖1。

（二）采購業務內部控制的關鍵點

1. 采購業務內部互相監督

企業應當建立管理的崗位負責制，明確相關部門和崗位職制、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。具體體現在以下幾個方面：

（1）采購計劃制定和審批執行部門相分離：采購計劃由采購管理部制定，財務總監、總經理、總裁審批，財務部監督執行。采購操作部門申請計劃內＼合同內采購業務時由財務總監監控執行情況，如超出計劃或與合同不符，需及時反饋修正或調整采購業務的實施。

（2）供應商篩選招標和采購執行部門相分離：供應的選擇、評定，采購價格的談判、合同的簽訂由采購管理部經辦，日常實際發生的采購訂單、付款、結算等工作由采購操作部完成。使得采購價格透明化，避免、資產流失。

（3）采購付款申請部門與審批部門相分離：審批部門依據采購計劃、合同或歷史采購價格數據對付款申請進行復核和審批，能夠有效減少因重大差錯、欺詐而導致損失。

（4）采購付款與成本結算崗位相分離：財務結算崗位對成本的結算是對采購付款審批流程和付款崗位操作的復核，如發現采購付款單審批流程缺失，或付款操作有誤都應對問題及時反饋、做出調整，對可能產生的損失進行彌補。

2. 付款結算流程控制

盡管旅游服務企業的規模可大可小，對結算流程的設置也不盡相同，但成本采購業務由需求部門發起采購操作部門實施采購管理部門審核總經理審批的這一系列流程是必不可少的。每個環節都對保證采購資源的價值最大化起到重要的作用。

（1）采購業務的由需求部門發起，是因為需求部門根據市場銷售情況來判斷需要采購的量以及資源的各項屬性，比如酒店的標準、機票的時間、地接社的服務內容，只有按需采購才能使采購量更加貼合銷售量，減少因過量采購未產生對應收入的采購損耗。

（2）采購管理部對采購操作部門生成的訂單情況進行審核，審核的依據同樣是全年的采購預算以及依靠對各供應商資源供應情況的了解，判斷該采購訂單是否是最優方案。

（3）總經理或同級別的企業管理者對采購業務進行最終的審批，對采購業務的把控也意味著對整體業務發展方向的把控，這項最終的審批也是至關重要的。

3. 采購合同管理

采購合同是采購活動過程的重要文件，不僅是合同雙方權利、義務的主要體現，也是采購結果的最終見證，還是對采購活動進行監督管理的重要依據，若訂立不當可能會導致合同糾紛和法律風險，對企業和經濟效益和合法權益造成威脅。對采購合同應從幾下幾個方面進行管理。

（1）采購合同應由采購管理部門，按采購業務分類、由熟悉采購業務的人員依據孰優原則，對供應商進行篩選、比價、洽談等，以保證企業利潤最大化。

（2）采購合同訂立需有相應的流程規范，結合合同專用章管理制度，對訂立合同文本、審批合同內容、簽訂合同蓋章等不相容職務進行崗位分離，以保證合同的真實性、合法性。

（3）對采購合同進行動態管理，關注執行過程中的情況變化，進行跟蹤管理，及時對合同修改、變更、補充或中止。

三、內控管理實施中的問題及解決策略

1. 對采購風險的客觀性認識不足，風險意識不強

目前，旅游服務企業對采購業務風險的認識不足，風險管理意識不強是產生采購業務風險的主要因素之一，其主要問題就是對內控管理的疏松。企業經營者對采購風險缺乏足夠了解，風險防范意識不強，不能從根本上把握風險的本質，認為只要完成采購業務，就不會產生風險，從而加大了采購風險發生的可能性。例如：2015年某大型旅行社大力開展印尼巴厘島旅游業務，承包某航空公司成都直飛巴厘島的包機，包機合同中對旅行社違約條款限制比較嚴格，任何原因導致的飛機延誤或無法正常飛行導致的損失均由承包方承擔。該旅行社在簽訂合同前沒有經過全面的風險評估，認為境外巴厘島旅游航線各大旅行社近幾年經營都比較穩妥，違約條款不太會派得上用場。但意外的是7月受印尼東爪哇的拉翁火山噴發的影響，巴厘島、龍目島與爪哇島多個機場關閉，導致大量旅客滯留，旅行社不但要面對游客的索賠，更需照常支付包機款，這一項目可謂損失慘重。從這一事例我們可以看到，強化風險防范意識，加強采購業務的內控管理，是企業規避風險，保證企業安全穩健發展的重要保證。

2. 崗位設置及內部監督職能不完善

部分旅行社企業能夠認識到采購業務風險性及重要性，傾向于安排比較信任的員工或者領導親自負責采購業務，但沒有通過不相容崗位的分離設置來起到內部監督的職能，殊不知脫離了監督的采購業務是十分危險的，長此以往，在利益的驅使下必然會產生舞弊，損害企業利益的同時更加大了經營風險，是所有企業管理員都不愿意見到的。針對企業的業務特點，有針對性的崗位設置，有效的內部監監督，是采購業務順暢開展，企業良性發展的重要前提和必要手段。

3. 績效考核制度

很多企業的管理者認為，績效考核制度只適用于銷售部門，銷售部門業績的完成情況易于量化考核，績效評估有利于業務增長，但事實上，采購部門對于供應商管理的績效對旅行社企業的整個業務鏈都有很大的影響，采購環節的有效控制是降低企業成本，保證資源供應的重要前提。也有一些經營者能夠認識到采購業務績效管理的科學性，但由于沒有清晰的量化指標，難以判斷采購部門的業績好壞。

針對這種情況，首要任務是建立采購部門的工作標準及考核指標，對采購業務的考核與衡量不僅要關注節約成本的方面，更要從采購業務完成的及時性、供應商提供服務質量的滿意度、取消團組損失的控制率、等幾個方面綜合評估。

4. 內控制度不斷完善，定期評估，查找漏洞

內部控制度的建立和規范工作并不是一勞永逸的，僵化的制度勢必會在業務的不斷變化過程中使內部控制機制產生漏洞或流于形式，造成流程的冗繁同時也使業務失控。

因此，定期的內控制度評價非常關鍵，審核是與內控制度有效執行相輔相成的。企業的內部審計評價部門定期從業務的多樣性、變化性的角度出發，建立內部評價指標體系，站在綜合評價基礎上，對現行的操作及管理制度進行分析和研究，發現流程的問題，其中屬于流程微調可以修改完善的，要及時進行修訂，屬于制度缺陷造成的，要盡快發現并上報，制訂解決方案。

參考文獻：

[1]宋建波，內部控制與風險管理[M]. 中國人民大學出版社，2012.

[2]許國才，企業內部控制流程手冊[M].人民郵電出版社，2012.

第3篇

以A公司為例，A公司成本控制主要涉及采購、生產和售后服務3個環節，本文從這3個環節對產品成本的財務控制進行管理。假設A公司相關的財務制度齊全。

一、采購成本控制

1.公司采購與付款審批流程

采購審批：采購部門根據各部門上報的計劃制定“外購件采購申請單”或簽訂采購合同倉庫主管簽字分管采購業務的領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務負責人簽字總經理簽字。

付款審批：業務員根據采購合同填寫《付款審批領用單》分管采購業務領導簽字質控部領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務經理復核總經理審批超過額度金額，執行公司相關制度規定的控制流程出納付款 出納在系統中錄入付款信息財務經理復核。

2. 財務部管控要點

財務部門在審核采購付款時，應實施以下控制活動：

（1）采購付款的前提條件為必須簽訂書面合同，按合同管理流程審批，對無合同評審付款的，會計應當在付款單上拒絕簽字；對超出合同額的支付，涉及合同增量補付款的，要求采購員簽訂補充協議，按合同管理流程審批后，方能辦理支付手續并付款；必須取得供應商合同原件或傳真件，如為傳真件，需按期收回原件。

（2）按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權限辦理付款批準手續后，交公司財務部門辦理預付貨款業務。會計在審核付款時，必須審核采購合同原件，核對付款金額是否與合同上約定的采購數量與金額一致；會計根據上月簽訂的合同，編制《合同原件統計表》，合同必須留一份在財務部備查。便于對供應商付款情況進行跟蹤核對。

（3）出納應嚴格執行財務支出相關規定，依據權限審批齊全的單據對外辦理付款。付款單據未審批，未經審批程序擅自變更收款主體，合同執行與對外付款的前置要求尚未滿足的，包括收取客戶保證金，辦理擔保或質押手續等，出納有權拒絕付款。

（4）對無合同的采購，應要求提交“外購件采購申請單”，審核申請單是否經有權審批人審批，付款金額是否與申請單上的采購數量與金額一致；

（5）審核《付款審批領用單》是否經有權審批人審批；

（6）審核供應商是否在公司物資采購合格供應商名錄約定范圍內；

（7）審核采購價格是否在公司物資采購指導價格表限定價格內，超過指導價格的，必須提交經有權審批人審批的價格審批表。

對上述審核中不符合內控要求的，財務部門一律不予付款。

二、生產環節的成本控制

1.成本控制實施流程

制定各物料的預算成本清單及工時物料―技術部提品的物料清單間根據產品的制作的流程憑技術部下發的物料明細單領料產品入庫后，財務部按實際生產情況計算出實際成本，比較預算與實際的差異。

2.財務部管控要點

（1）跟蹤整個成本控制流程，根據技術部門下發的物料清單，嚴格監控審批流程。具體包括是否經相關責任人簽字，是否經過領導審批、下發的物料清單是否經過辦公室核價簽字。

（2）核價后的物料清單移交財務部后，財務部復核物料清單手續是否完善后歸檔。

（3）領料過程中與下發的物料清單有偏差的，必須要見總經理簽字的《偏差領料審批單》。

（4）產品按照預算標準生產入庫后，財務部按照預算標準計算物料成本，按實際生產情況計算出實際成本，比較物料與實際的差異，分析是數量差異還是價格差異，由物料成本管理小組分析其原因，制定整改措施。

（5）各部門根據財務部分析的差異進行整改，修改相應產品的成本物料清單。財務部審核修改后的物料清單，如未有效的改進，財務部不予審批，并報相關領導處理。

（6）財務應督促倉庫嚴格按照物料清單進行發料。倉庫以技術部下發的物料清單作為出庫單辦理出庫手續，“物料清單”必須簽字手續齊全。

（7）生產部上報的實際工時及技術部上報的物料工時手續必須齊全，財務部依據合理的方法進行分配出產品的直接人工。

三、售后服務成本控制

1.售后服務工作流程

（1）售后服務派遣單下發流程

銷售部根據客戶投訴或要求填寫派遣單生產部核實工時、工費并簽字技術部門后附材料清單并簽字采購部核計外購件價格，辦公室對價格進行復核確認并簽字財務部匯總核算成本并簽字報售后服務領導審批確認。

（2）產品出現故障的售后服務流程

出現產品故障，售后人員填寫《售后服務記錄單》―售后人員對發生費用的售后服務事項報公司有權審批的領導批準―需要現場解決的售后服務事項應對故障進行分析和診斷，由公司售后服務組及質控部完成質量責任界定―售后人員完成故障處理，應現場填寫售后服務卡。

2.質量事故定損工作流程

質控部在接到售后反饋記錄單據后，對質量事件應予以評估，界定售后質量定損部門承責，并對費用、報價提出質控部意見，供公司領導審批， 質量責任界定涉及到技術、采購、生產部門責任時，質控部應提供部門承責比例及金額。

3.財務部管控要點

（1）售后人員出差至外地的差旅費用參見差旅費相關管理制度中的一般人員標準，售后服務組駐外跟蹤服務人員費用見售后服務組駐外人員管理相關制度。財務部進行復核費用標準時嚴格執行上述制度，對超支的費用不予報銷。

（2）財務部在審核售后費用時，銷售內勤應將售后的產品的合同號寫在報銷單上并簽字，財務做會計分錄時按照合同號掛售后費用的輔助項目。

（3）對由于時間原因需及時領料及發生售后費用時，應督促質控部完成質量定責工作，售后服務人員出差回來報銷必須要附質控部出具的經由公司領導簽字認可的質量定責報告，否則不予以報銷。

（4）財務部審核售后費用報銷單時，一定要見附在報銷單上的“售后服務卡 ”，該卡是否包括提供的產品使用情況的跟蹤服務內容，是否有用戶在用戶簽字欄中的簽署意見，是否對服務質量作出了評價。對不符合規定的，一律不予以報銷。

（5）每季末財務部應按產品清理售后服務費用，建立臺賬。臺賬應包含合同號、產品名稱、售后人員姓名、售后費用的金額、發生質量事故的原因及責任部門等。臺賬打印后經財務經理及銷售部經理簽字后報總經理。

（6）售后服務審批程序中，財務部應區分無償的售后服務及有償的售后服務事項。

（7）財務部匯總測算售后服務成本時，一定要滿足二個前提后方能簽字確認：①成本測算單一定按照流程和權限審批，并且簽字齊全；②采購部門核計外購件價格匯總一定要準確。