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一、單位電算化維護(hù)管理

會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)維護(hù)是軟件系統(tǒng)運(yùn)行過程中最為重要、又最費(fèi)時(shí)的工作，單位財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)維護(hù)工作的管理，以保證硬件、軟件的故障及時(shí)得到排除，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地運(yùn)行。會(huì)計(jì)電算化的維護(hù)管理包括軟件系統(tǒng)硬件和軟件的維護(hù)管理。

1.硬件維護(hù)管理

系統(tǒng)硬件的維護(hù)工作大部分由計(jì)算機(jī)銷售廠家進(jìn)行，使用單位往往只進(jìn)行一些小的維護(hù)工作，主要包括以下內(nèi)容。一是要定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的檢查，并作好檢查記錄。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，如出現(xiàn)計(jì)算機(jī)硬件故障，要及時(shí)對(duì)出現(xiàn)的故障進(jìn)行詳細(xì)的分析，并作好詳細(xì)的故障記錄。二是財(cái)務(wù)部門在設(shè)備需要更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由相關(guān)部門系統(tǒng)管理員與系統(tǒng)維護(hù)員共同研究決定，并由相關(guān)的系統(tǒng)維護(hù)人員實(shí)施安裝和調(diào)試工作。

2.電算化軟件維護(hù)管理

電算化系統(tǒng)軟件維護(hù)可分為電算化軟件操作性維護(hù)與電算化軟件程序維護(hù)兩種。一是電算化軟件操作性維護(hù)。電算化軟件操作性維護(hù)主要是利用財(cái)務(wù)軟件的各種自定義功能來修改軟件，以便適應(yīng)會(huì)計(jì)核算工作中的變化，例如會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要新增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，操作員可以利用會(huì)計(jì)軟件中的有關(guān)功能增加新的會(huì)計(jì)科目。二是電算化軟件程序維護(hù)。電算化軟件程序維護(hù)主要指維護(hù)需要修改程序的各項(xiàng)工作，包括給予軟件正確性的維護(hù)，完善性的維護(hù)和適應(yīng)性的維護(hù)。

二、單位電算化病毒管理

單位電算化病毒管理主要是采取預(yù)防措施，防止病毒進(jìn)入系統(tǒng)。一旦染上病毒，要有消除病毒的辦法。因?yàn)樨?cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)可以說是一個(gè)單位的核心機(jī)密數(shù)據(jù)，一旦遭到病毒的侵入，后果將不堪設(shè)想，所以單位電算化的病毒管理工作就顯得尤為重要。筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理。一是在單位電算化系統(tǒng)用機(jī)上安裝防病毒軟件卡或防病毒程序。比如像航天信息公司開發(fā)的安全隔離卡對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)就能起到顯著的作用，這些軟件駐留內(nèi)存，監(jiān)護(hù)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行，一旦發(fā)現(xiàn)病毒侵犯就會(huì)發(fā)出鳴叫聲，通知用戶及時(shí)用殺毒軟件消除病毒，同時(shí)阻止病毒的蔓延和擴(kuò)散。二是計(jì)算機(jī)操作人員應(yīng)經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)的硬盤和U盤及移動(dòng)硬盤進(jìn)行病毒檢測(cè)，不在計(jì)算機(jī)上使用帶有病毒的U盤，盡量保證財(cái)務(wù)部門機(jī)房少用甚至不用U盤。尤其是服務(wù)器上，應(yīng)該禁止使用任何帶有病毒可能性的存儲(chǔ)介質(zhì)。三是禁止在財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)上使用來歷不明、情況不明的軟盤，絕對(duì)禁止將游戲盤插入計(jì)算機(jī)，在財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)上玩游戲。四是制定使用備份U盤的制度，重要的內(nèi)容都要做備份盤，外出工作時(shí)使用備份盤，即使備份軟盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。并在U盤上注明保存的各項(xiàng)信息。

三、單位電算化機(jī)房管理

單位電算化機(jī)房管理的目的主要是給財(cái)務(wù)部門創(chuàng)造—個(gè)良好的工作環(huán)境，可以集中辦公，并保護(hù)好計(jì)算機(jī)設(shè)備，防止非工作人員及非法人員進(jìn)入機(jī)房，可以有效地保護(hù)機(jī)房的設(shè)備、計(jì)算機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全，主要是通過單位財(cái)務(wù)部門制定和實(shí)施機(jī)房管理制度來實(shí)現(xiàn)的。單位電算化機(jī)房管理制度可以通過以下制度來實(shí)施。一是建立對(duì)財(cái)務(wù)部門機(jī)房設(shè)備進(jìn)行經(jīng)常性檢查和定期維護(hù)保養(yǎng)的規(guī)度，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行情況及維修情況進(jìn)行記錄。二是對(duì)進(jìn)入財(cái)務(wù)部門機(jī)房的人員進(jìn)行嚴(yán)格資格審查。除系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)部門相應(yīng)操作人員及經(jīng)過批準(zhǔn)的人員外，其他人員嚴(yán)禁進(jìn)入機(jī)房，系統(tǒng)維護(hù)員不得一人單獨(dú)留在機(jī)房。三是財(cái)務(wù)部機(jī)房?jī)?nèi)的各種環(huán)境要求，如環(huán)境設(shè)備的管理要求、衛(wèi)生要求、防水要求、防靜電要求、等；機(jī)房中禁止的行為，如吸煙等。四是各種配套設(shè)備、材料及外來U盤及移動(dòng)碣硬盤進(jìn)入財(cái)務(wù)部門機(jī)房的管理要求。五是相應(yīng)的規(guī)章制度制訂成牌子掛在財(cái)務(wù)部機(jī)房醒目的位置。

四、單位電算化檔案管理

單位電算化的檔案管理是指單位財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的建立存檔、安全保管和保密工作。會(huì)計(jì)電算化檔案管理也是通過制定和實(shí)施有關(guān)制度來實(shí)現(xiàn)的，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是單位財(cái)務(wù)部門應(yīng)制定各種文檔存檔、保存期限及期滿銷毀的手續(xù)制度。例如，打印輸出的賬表，必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽名蓋章才能存檔保管，保管期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般是5－10年的期限。二是單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件的保密措施。—般商業(yè)化會(huì)計(jì)軟件都有加密措施，單位自行開發(fā)的軟件的保密尤為重要，要制定調(diào)閱的權(quán)限、調(diào)閱的審批手續(xù)，設(shè)立調(diào)閱源程序及開發(fā)文檔資料的登記冊(cè)，記錄調(diào)閱的時(shí)間、內(nèi)容和目的等。三是單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)實(shí)行權(quán)限分割制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作人員和軟件相應(yīng)程序開發(fā)設(shè)計(jì)人員不能兼任會(huì)計(jì)檔案的保管工作。

五、財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)管理主要是控制計(jì)算機(jī)的使用、人員編制、各種材料動(dòng)力的消耗，在保質(zhì)保量完成工作的前提下要盡量節(jié)約費(fèi)用，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效益。單位會(huì)計(jì)電算化的日常管理和實(shí)施主要是通過各種制度的制定和實(shí)施來完成的。因此，應(yīng)注意對(duì)制度的執(zhí)行情況做經(jīng)常性的檢查。

作者：金娜單位：江西工業(yè)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院