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1產生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，特制定本規則。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1上級來文

（1）上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；

（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

（2）公司（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；

（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

（5）反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

（7）公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

（8）公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

（9）公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料；

（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、規則等文件材料；

（14）公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；

（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；

（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（20）各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應注意的問題

3.1.2.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

3.1.2.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

3.2.3.3上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

3.6檔案統計

3.6.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

3.6.4統計數字要準確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。